Checklist para organizar un simposio sin olvidos

Organizar un simposio exige coordinar ponentes, horarios, asistentes, sala y equipos técnicos en el orden correcto. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja cerrado el programa antes de enviar las invitaciones. Después controla las inscripciones, recopila las presentaciones y confirma las necesidades de catering. Durante la última semana, una visita al espacio y una prueba completa de sonido y proyección evitarán los problemas más habituales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar ponentes y temas
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar un recordatorio a los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista final de participantes
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Recopilar información de los ponentes
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Preparar el menú de la pausa
2 personas
Realizar una visita al lugar
2 personas
Definir la distribución de la sala
2 personas
Hacer indicaciones de ruta
Compartir información sobre el aparcamiento
Imprimir el programa
2 personas
Imprimir acreditaciones
Preparar la señalización
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar las mesas de catering
2 personas
Montar la técnica
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Exponer el material informativo
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el almuerzo y los snacks del descanso
3 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Dar la briefing a los ponentes
2 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Anunciar a los ponentes
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Gestionar micrófonos
Gestionar las preguntas del público
Servir la pausa para el café
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Servir la cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Moderación del panel de debate
2 personas
Atender el cóctel de networking
4 personas
Recoger los residuos durante el evento
2 personas
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Retirar los productos no utilizados
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 14
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de oradores
Taburetescant. 5
Percheroscant. 3

Vajilla

Platos de cenacant. 110
Platos de postrecant. 110
Tazas de cafécant. 110
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 110
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 4

Decoración

Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Soportes para bannercant. 4
Portanombrescant. 110
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Tiras adhesivascant. 2

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 110
Folletos del programacant. 120
Bloc de notascant. 110
Bolígrafoscant. 120
Listas de registrocant. 6
Carpetascant. 8
Rollos de cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Marcadorescant. 12
Bloc de rotafoliocant. 3
Portapapelescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Así los ponentes reciben un horario definitivo y los asistentes pueden decidir con información completa.
Pide las presentaciones con al menos 7 días de antelación y revísalas en el mismo portátil que usarás en la sala. Comprueba también que los vídeos, fuentes y enlaces se abren sin conexión.
Envía un recordatorio a los participantes entre 3 y 5 días antes del simposio. Incluye el programa, la dirección, las indicaciones de aparcamiento y la hora de apertura del registro.
Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y entrega al catering una lista final al menos 72 horas antes. Calcula las pausas según el número confirmado, no según las primeras respuestas.
Haz una prueba técnica completa el día anterior o con varias horas de margen: proyector, pantalla, portátiles, micrófonos inalámbricos y mesa de mezclas. Deja preparado un micrófono de repuesto si el lugar dispone de uno.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un simposio?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes e inscripciones. Reserva el lugar y contacta con los ponentes durante las primeras 2 semanas; deja el programa cerrado antes de enviar las invitaciones.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de un simposio?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario de inscripción entre 7 y 10 días antes para preparar la lista final y las tarjetas de nombre.
¿Cuándo se deben entregar las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas al menos 7 días antes y fija una fecha límite clara. Revisa todos los archivos entre 3 y 5 días antes para detectar problemas de formato, sonido o vídeos incrustados.
¿Cuándo hay que probar la técnica del simposio?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al llegar al lugar, al menos 2 horas antes de recibir a los asistentes. Comprueba proyector, pantalla, portátiles, micrófonos y mesa de mezclas con las conexiones reales.

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