Symposium organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop
Een symposium vraagt meer voorbereiding dan alleen sprekers en een programma. Je moet ook aanmeldingen, dieetwensen, presentaties, zaalindeling, bewegwijzering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna via programma en uitnodigingen naar de definitieve deelnemerslijst. Plan in de laatste weken een locatiebezoek en technische test, zodat je op de dag zelf niet nog naar microfoons, projectiescherm of routeborden hoeft te zoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Herinnering aan deelnemers sturen
Dieetwensen verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Pauzemenu samenstellen
2 personen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Zaalindeling bepalen
2 personen
Routebeschrijving maken
Parkeerinformatie delen
Programma afdrukken
2 personen
Naambadges afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringtafels opstellen
2 personen
Techniek opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Informatiemateriaal uitstallen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunch en pauzehapjes klaarzetten
3 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekersbriefing geven
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Microfoons beheren
Vragen uit de zaal begeleiden
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
Afval tijdens event verzamelen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 110
- Tafelsaantal 14
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 4
- Spreektafel
- Krukkenaantal 5
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Dinerbordenaantal 110
- Dessertbordenaantal 110
- Koffiekopjesaantal 110
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 110
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopsaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiomixer
- Luidsprekersaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Presentatieklikkeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Staande lampenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 14
- Bloemstukkenaantal 8
- Bannerhoudersaantal 4
- Naambadgehoudersaantal 110
- Programmabordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
- Kleefstripsaantal 2
Kantoor
- Naamkaartjesaantal 110
- Programmafoldersaantal 120
- Notitieblokkenaantal 110
- Balpennenaantal 120
- Registratielijstenaantal 6
- Mappenaantal 8
- Plakbandrollenaantal 4
- Scharenaantal 4
- Markersaantal 12
- Flip-overblokkenaantal 3
- Klembordenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegersaantal 2
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie eerst vast en maak daarna pas het programma definitief. Reserveer de ruimte ruim vóór het versturen van uitnodigingen, zodat je tijd hebt voor een locatiebezoek en een passende zaalindeling.
- Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie enkele dagen vóór het symposium. Geef de definitieve aantallen daarna door aan de catering, inclusief aantallen voor pauzemenu en lunch.
- Vraag presentaties vooraf op en controleer ze op beeldverhouding, geluid en lettergrootte. Test de beamer, het projectiescherm, de laptops, draadloze microfoons en audiomixer samen op locatie, niet alleen op kantoor.
- Maak de registratie praktisch met een aparte registratietafel, alfabetische naamkaartjes en duidelijke bewegwijzering vanaf de ingang. Leg programma’s en naambadges klaar vóór de eerste deelnemers arriveren, zodat de ontvangst niet ophoopt.
- Plan per inhoudelijk blok een duidelijke start- en eindtijd en houd ruimte voor vragen en uitloop. Reken niet alleen stoelen, maar ook tafels, spreektafel, kapstokken en voldoende waterglazen mee in de zaalopstelling.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een symposium organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en hoofdsprekers. Verstuur uitnodigingen zodra programma, aanmeldformulier en praktische informatie klaar zijn; plan de laatste technische controle uiterlijk 1 week voor de bijeenkomst.
- Wanneer moet ik de sprekers voor een symposium bevestigen?
- Benader sprekers idealiter 3 tot 6 maanden vooraf en bevestig onderwerp, spreektijd en technische wensen uiterlijk 6 weken voor het symposium. Vraag hun definitieve presentatie uiterlijk 1 week vooraf op.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de registratie van een symposium?
- Zet de registratietafel minimaal 60 minuten vóór de start klaar. Reserveer bij grotere groepen minstens 2 medewerkers, zodat naamkaartjes, vragen en late wijzigingen niet voor een rij zorgen.
- Wanneer moet ik de catering voor een symposium definitief doorgeven?
- Geef een voorlopige schatting bij de reservering en bevestig het definitieve aantal meestal 5 tot 7 werkdagen vooraf. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en controleer de lijst nog één keer vlak voor de bestelling.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!