Checklist pour organiser un symposium sans rien oublier

Un symposium demande de coordonner les intervenants, les participants, le programme et la logistique de la salle dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis verrouille les sujets, les horaires et les inscriptions avant de préparer les supports et l’accueil. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les informations de stationnement, les présentations finales et les tests techniques. Cette checklist rassemble les 72 tâches et les 62 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer un rappel aux participants
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Composer le menu de la pause
2 personnes
Effectuer une visite du site
2 personnes
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Rédiger l’itinéraire
Partager les informations de stationnement
Imprimer le programme
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Préparer la signalétique
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables de traiteur
2 personnes
Monter la technique
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le matériel d’information
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le déjeuner et les collations de pause
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Faire le briefing des intervenants
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Gérer les micros
Animer les questions de la salle
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Organiser le cocktail networking
4 personnes
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Tabouretsqté 5
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 110
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 110
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampadairesqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Supports de bannièreqté 4
Supports de badges nominatifsqté 110
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 2

Bureau

Badges nominatifsqté 110
Brochures du programmeqté 120
Blocs-notesqté 110
Stylos à billeqté 120
Listes d'inscriptionqté 6
Classeursqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Blocs pour chevaletqté 3
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’envoyer les invitations : prévois les horaires d’arrivée, les pauses, les interventions et une marge d’au moins 10 minutes pour les transitions.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis arrête la liste définitive des participants au moins 7 jours avant le symposium pour confirmer le catering et imprimer les badges.
Réclame les présentations aux intervenants 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifie les formats, les vidéos, les polices et les liens sur l’ordinateur qui sera utilisé en salle.
Effectue une visite du site au moins 2 semaines avant : mesure l’espace, vérifie l’emplacement de l’écran, des tables d’inscription et du buffet, puis teste les prises et le réseau.
Prépare l’accueil la veille : programme imprimé, badges classés par ordre alphabétique, signalétique visible depuis l’entrée et informations de stationnement accessibles aux participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un symposium ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, fixe le programme provisoire et contacte les intervenants, car ces décisions conditionnent les invitations et les inscriptions.
Quand envoyer les invitations à un symposium ?: Envoie-les environ 6 à 8 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Prévois un rappel 10 à 14 jours avant la date du symposium.
Combien de temps prévoir pour tester la technique d’un symposium ?: Planifie un test complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public le jour J. Vérifie le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs, les microphones sans fil et le mixeur audio avec les présentations définitives.
Quand confirmer le nombre de participants et le catering ?: Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le symposium. À ce moment-là, confirme le nombre de repas, les régimes alimentaires, les boissons et la disposition des tables avec le prestataire.

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