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Symposium organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Symposium steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan: Referenten, Themen, Anmeldung, Technik und Verpflegung müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Datum, Ort und Programm und arbeite dich anschließend zu Einladungen, Teilnehmerdaten und Raumplanung vor. In der letzten Woche zählen vor allem Präsentationen, Namensschilder, Beschilderung und ein Techniktest. Die Checkliste umfasst 72 Aufgaben und 62 benötigte Gegenstände für die Vorbereitung und Durchführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Redner und Themen bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Erinnerung an die Teilnehmer senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Pausenmenü zusammenstellen

    2 Personen

  • Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung erstellen

  • Parkinformationen teilen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringtische aufstellen

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Informationsmaterial auslegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Mittagessen und Pausensnacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing geben

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Kaffeepause servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Networking-Empfang betreuen

    4 Personen

  • Abfall während des Events sammeln

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Nicht verwendete Einkäufe aufräumen

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 14
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 5
  • KleiderständerAnz. 3

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 110
  • DesserttellerAnz. 110
  • KaffeetassenAnz. 110
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 110
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Audiomischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BannerhalterAnz. 4
  • NamensschildhalterAnz. 110
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • KlebestreifenAnz. 2

Büro

  • NamensschilderAnz. 110
  • ProgrammhefteAnz. 120
  • NotizblöckeAnz. 110
  • KugelschreiberAnz. 120
  • AnmeldelistenAnz. 6
  • OrdnerAnz. 8
  • KlebebandrollenAnz. 4
  • ScherenAnz. 4
  • MarkerAnz. 12
  • Flipchart-BlöckeAnz. 3
  • KlemmbretterAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Ort und Zeitplan fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane neben den Vorträgen auch Einlass, Pausen, Fragerunden und den Abbau mit festen Uhrzeiten ein.
  • Bestätige Referenten und Vortragsthemen spätestens 4 bis 6 Wochen vorher. Fordere Präsentationen frühzeitig an und prüfe sie auf Format, Seitenverhältnis und eingebettete Videos.
  • Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Symposium oder lege einen klaren Stichtag fest. Erfasse bis dahin Ernährungswünsche und erstelle anschließend die endgültige Teilnehmerliste für Namensschilder und Catering.
  • Führe etwa 1 bis 2 Wochen vorher einen Ortstermin durch. Prüfe Raumaufteilung, Registrierungstisch, Buffetische, Wegweiser, Sitzplätze sowie Park- und Anreiseinformationen vor Ort.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptops, Funkmikrofone und Audiomischpult am Veranstaltungsort spätestens am Vortag. Halte zusätzlich Adapter, Stromkabel und eine abgespielte Testpräsentation bereit, damit technische Probleme nicht erst beim ersten Vortrag auffallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Symposium organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Programm. Referenten sollten etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin angesprochen und bestätigt werden.
Wann sollte man die Einladungen für ein Symposium verschicken?
Verschicke die Einladungen ungefähr 6 bis 8 Wochen vor dem Symposium. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringzahlen rechtzeitig feststehen.
Wie viele Tage vorher sollte die Technik für ein Symposium getestet werden?
Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch. Einen kurzen Funktionstest mit Beamer, Mikrofonen, Laptop und Präsentationen kannst du zusätzlich 1 bis 2 Wochen vorher beim Ortstermin machen.
Wann muss das Catering für ein Symposium bestellt werden?
Reserviere das Catering mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und bestätige die endgültige Personenzahl 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Übermittle dabei auch vegetarische, vegane und weitere Ernährungswünsche.

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