Checklist para organizar un Poetry Slam sin olvidos
Un Poetry Slam necesita más coordinación de la que parece: participantes, jurado, presentador, reglamento, sonido y tiempos deben encajar. Esta checklist reúne 56 tareas y 48 materiales para seguir el proceso desde la reserva del espacio hasta la apertura de puertas. Presta especial atención a las inscripciones, las hojas de evaluación y la prueba técnica. Lo que suele retrasarse es confirmar a los participantes, preparar los premios y comprobar cables, corriente y micrófonos antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Registrar las reservas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al presentador
Confirmar con el proveedor técnico
Abrir el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la reunión del jurado
Desarrollar el programa
2 personas
Preparar las tarjetas del público
Gestionar premios y certificados
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enviar la última información a los participantes
Recoger las llaves del recinto
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el punto de intervención
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar las luces y los cables
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Preparar la mesa del jurado
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Recibir al público
3 personas
Presentar el programa
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Coordinar la ronda de apertura
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Coordinar la ronda de competición
3 personas
Anunciar el descanso
Recoger los formularios del jurado
Guiar la ronda final
3 personas
Guiar la votación del público
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Guiar las actuaciones libres
2 personas
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesas altas tipo cóctelcant. 4
- Mesa del jurado
- Burra de camerino
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Caja DI
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 8
Iluminación
- Focos de escenariocant. 3
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Cartel de bienvenida
- Platos redondoscant. 12
- Credencialescant. 100
- Mantelescant. 10
Oficina
- Formularios de registrocant. 100
- Hojas de evaluación del juradocant. 30
- Rotuladorescant. 20
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 12
- Copas premiocant. 3
- Certificadoscant. 10
- Pulserascant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Cuencos de serviciocant. 12
- Tijerascant. 4
- Abridores de botellascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y las reservas antes de abrir las inscripciones. Deja por escrito el reglamento, el horario y los datos que debe aportar cada participante para evitar cambios durante la última semana.
- Confirma al jurado y al presentador con al menos 14 días de margen. Envíales el reglamento, el programa previsto y las hojas de evaluación para que puedan preparar la reunión del jurado.
- Haz la prueba técnica entre 2 y 3 horas antes de empezar. Comprueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los altavoces, la caja DI, el portátil y cada cable alargador o regleta.
- Cierra las inscripciones y confirma la lista definitiva entre 5 y 7 días antes. Aprovecha ese contacto para recoger preferencias dietéticas y enviar la última información sobre llegada, orden de actuación y duración de cada intervención.
- Reserva al menos 90 minutos para el montaje del espacio. Coloca la mesa del jurado, las sillas, el punto de intervención, la iluminación y la señalización; después deja 15 minutos para ventilar y revisar que no queden cables sueltos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Poetry Slam?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si esperas participantes externos o necesitas promoción. Confirma el espacio, el jurado y el presentador durante las dos primeras semanas; deja la última semana para cerrar la lista y enviar instrucciones.
- ¿Cuánto dura un Poetry Slam?
- Calcula entre 90 minutos y 2 horas para el programa, según el número de participantes y las rondas. Añade 30 minutos para la recepción y al menos 60-90 minutos previos para montar y probar el sonido.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Hazla el mismo día, entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas. Prueba cada micrófono, entrada de la mesa de mezclas, altavoz, foco y cable; no esperes a que llegue el primer participante.
- ¿Cuántos participantes puede tener un Poetry Slam?
- Para un programa de 90 a 120 minutos, calcula entre 8 y 12 participantes si cada actuación dura unos 5 minutos y hay una o dos rondas. Define el límite antes de abrir el formulario y prepara una lista de reserva.
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