Poetry Slam organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Poetry Slam braucht mehr als offene Anmeldungen und ein Mikrofon. Du musst Reglement, Moderation, Jury, Technik und den Ablauf so früh festlegen, dass am Veranstaltungstag keine Entscheidungen fehlen. Plane die Anmeldung mit festen Fristen, bestätige die Auftretenden und verschicke die letzten Informationen rechtzeitig. Am Tag selbst zählen ein getestetes Tonsystem, ein klar eingerichteter Sprecherbereich und vorbereitete Juryunterlagen. Die Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Reservierungen festhalten
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Jurymitglieder ansprechen
Moderator festlegen
Techniklieferant bestätigen
Teilnehmerformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Poster verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Teilnehmer bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Jurybriefing vorbereiten
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Publikumskarten vorbereiten
Preise und Zertifikate organisieren
Technik und Strom prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Teilnehmenden die letzten Informationen senden
Standortschlüssel abholen
Raum lüften
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Licht und Kabel prüfen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Jurytisch vorbereiten
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Soundcheck durchführen
2 Personen
Eröffnungsrunde begleiten
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Spielrunde betreuen
3 Personen
Pause ankündigen
Juryformulare einsammeln
Finalrunde begleiten
3 Personen
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Freie Auftritte begleiten
2 Personen
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Möbel zurückstellen
4 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Locationschlüssel zurückgeben
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- Hohe StehtischeAnz. 4
- Jurytisch
- Umkleideraum-Garderobe
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- DI-Box
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 8
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 3
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- Willkommensschild
- Runde TellerAnz. 12
- NamensschilderAnz. 100
- TischdeckenAnz. 10
Büro
- RegistrierungsformulareAnz. 100
- JuryformulareAnz. 30
- StifteAnz. 20
- KugelschreiberAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 12
- PokalpreiseAnz. 3
- ZertifikateAnz. 10
- ArmbänderAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ScherenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- BodenwischerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Wettbewerbsreglement fest, bevor du die Anmeldung öffnest. Darin sollten unter anderem Textlänge, Bewertungsregeln und die Zahl der Runden stehen, damit alle Teilnehmenden dieselben Informationen erhalten.
- Bestätige Jury und Moderation nicht erst in der Veranstaltungswoche. Schicke beiden mindestens 7 Tage vorher Reglement, Zeitplan und Jury- beziehungsweise Moderationsaufgaben.
- Plane die Technik mit einer vollständigen Probe. Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, DI-Box, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
- Schicke den Auftretenden die letzten Informationen spätestens 3 Tage vorher. Nenne Einlasszeit, Reihenfolge, Treffpunkt, maximale Bühnenzeit und eine Kontaktperson für kurzfristige Änderungen.
- Richte Raum und Publikumsbereich vor dem Einlass vollständig ein. Stelle Jurytisch, Sprecherbereich, Stühle, Registrierung und Namensschilder bereit und prüfe, ob Strom- und Kabelwege sicher abgedeckt sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Poetry Slam organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Reglement, Jury und Moderation. Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, damit du Auswahl und Bestätigungen rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wie viele Slammer braucht man für einen Poetry Slam?
- Für einen überschaubaren Abend sind 8 bis 12 Auftretende gut planbar. Rechne pro Beitrag etwa 5 Minuten ein; bei 10 Teilnehmenden dauert der Wettbewerb ohne Pausen ungefähr 60 bis 90 Minuten, abhängig von den Runden.
- Wann sollte die Technik bei einem Poetry Slam aufgebaut werden?
- Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und plane zusätzlich 30 Minuten für den Soundcheck ein. Prüfe jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult, die Zuspielung vom Laptop und alle Kabel einzeln.
- Was muss die Jury beim Poetry Slam bekommen?
- Bereite für jedes Jurymitglied ein Juryformular und einen Stift vor und gib das Reglement spätestens beim Briefing aus. Das Jurybriefing sollte etwa 30 Minuten vor dem Einlass stattfinden, damit Bewertung und Ablauf geklärt sind.
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