Poetryslam organiseren: checklist van aanmelding tot applaus

Een poetryslam vraagt meer voorbereiding dan alleen dichters en een microfoon. Je legt vooraf het wedstrijdreglement vast, werft deelnemers en juryleden en zorgt dat presentator en techniek op tijd bevestigd zijn. Op de avond zelf moeten registratie, juryformulieren, spreekplek, geluidsapparatuur en publiekskaarten klaarstaan. Gebruik de checklist om eerst de inhoud en bezetting te regelen en daarna de ruimte, techniek en laatste boodschappen af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Reserveringen vastleggen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden benaderen
Presentator vastleggen
Techniekleverancier bevestigen
Deelnemersformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Jurybriefing voorbereiden
Draaiboek uitwerken
2 personen
Publiekskaarten voorbereiden
Prijzen en certificaten regelen
Techniek en stroom controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemers laatste informatie sturen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Spreekplek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Licht en kabels controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Jurytafel klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Openingsronde begeleiden
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Wedstrijdronde begeleiden
3 personen
Pauze aankondigen
Juryformulieren verzamelen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Vrije optredens begeleiden
2 personen
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Hoge statafelsaantal 4
Jurytafel
Kleedkamerrek

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveertraysaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Speakersaantal 2
Mengpaneel
DI-box
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Verlichting

Podiumspotsaantal 3
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Welkomstbord
Rondebordjesaantal 12
Naambadgesaantal 100
Tafelkledenaantal 10

Kantoor

Registratieformulierenaantal 100
Juryformulierenaantal 30
Stiftenaantal 20
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 12
Prijsbekersaantal 3
Certificatenaantal 10
Polsbandjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveerkommenaantal 12
Scharenaantal 4
Flesopenersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open het deelnemersformulier zodra datum en locatie vaststaan. Stuur bevestigde deelnemers uiterlijk enkele dagen voor de slam het programma, de aanvangstijd, regels en informatie over de spreekplek.
Plan de jurybriefing vóór de deuren opengaan en geef elk jurylid een eigen juryformulier. Spreek af hoe scores worden ingeleverd en wie uitslagen controleert, zodat de presentator niet tijdens de wedstrijd hoeft te improviseren.
Test geluidsapparatuur en stroom voordat je de ruimte opent. Controleer beide draadloze microfoons, microfoonstandaards, speakers, het mengpaneel, de DI-box en alle HDMI- en verlengkabels.
Richt een aparte registratieplek in met publiekskaarten, registratieformulieren, naambadges en stiften. Zet de jurytafel dichtbij de spreekplek, maar zo dat juryleden vrij zicht houden op iedere deelnemer.
Haal locatiesleutels op en begin met de opbouw voordat het publiek arriveert. Reken tijd voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, podiumspots en sfeerverlichting aansluiten en kabels met kabelgoten afwerken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een poetryslam organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen, reglement, jury en presentator. Open daarna de deelnemersaanmelding en plan promotie, zodat je vóór de laatste week weet hoeveel deelnemers en publiekskaarten je moet verwerken.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een poetryslam?: Werk met minimaal 3 juryleden, zodat één afwijkende score minder zwaar weegt. Bevestig hen enkele weken vooraf en plan op de dag zelf een korte briefing over formulieren, scores en het moment waarop uitslagen worden doorgegeven.
Wanneer test je de techniek voor een poetryslam?: Test de complete set minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan. Spreek beide draadloze microfoons in, controleer speakers, mengpaneel, DI-box, laptop, HDMI-kabels, stroom en podiumspots; herhaal de microfoontest na het opstellen van de ruimte.
Wat moet ik deelnemers voor een poetryslam sturen?: Stuur de laatste informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld de aankomsttijd, wedstrijdregels, volgorde of loting, maximale spreektijd, locatie, registratieprocedure en wie zij op de avond kunnen aanspreken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.