Organiser un poetry slam : la checklist complète

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloque la date et le lieu au moins 8 semaines avant le slam, puis confirme les réservations par écrit. Vérifie aussi l’heure d’accès à la salle : récupérer les clés trop tard réduit vite le temps d’installation.
• Ouvre les inscriptions 4 à 6 semaines avant l’événement et fixe une date de clôture. Envoie les dernières informations aux participants au plus tard 3 jours avant, avec l’horaire d’arrivée, le déroulé et les consignes du concours.
• Prévois un briefing du jury de 20 à 30 minutes avant l’ouverture des portes. Les fiches de jury, les critères de notation et les cartes du public doivent être prêts sur la table du jury, avec des marqueurs de rechange.
• Réserve au moins 90 minutes pour l’installation technique. Teste chaque microphone sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, le boîtier DI, l’ordinateur et les câbles HDMI avant l’arrivée des participants.
• Installe la salle en gardant un passage dégagé entre les chaises, la table du jury et l’espace de prise de parole. Fixe les rallonges et les multiprises avec des goulottes de câbles afin d’éviter les chutes pendant les passages sur scène.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un poetry slam ?

Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, le jury, l’animateur et la technique, puis de laisser 4 à 6 semaines aux participants pour s’inscrire.

Quand ouvrir les inscriptions pour un poetry slam ?

Ouvre le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la date. Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de confirmer les participants et d’intégrer leurs besoins alimentaires au briefing final.

Combien de temps prévoir pour installer la technique d’un poetry slam ?

Réserve au moins 90 minutes sur place, puis ajoute 30 minutes de marge si la salle ou le matériel sont nouveaux. Teste les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et toutes les alimentations avant l’ouverture des portes.

Que faut-il envoyer aux participants avant un poetry slam ?

Envoie un message récapitulatif au plus tard 3 jours avant : heure d’arrivée, règlement, ordre de passage, durée prévue et besoins techniques ou alimentaires. Une relance le jour précédent limite les absences et les retards.

Des plans du même genre

• Liste de courses pour un atelier de crochet
• Liste de courses pour un atelier théâtre
• Checklist pour organiser une tournée anniversaire
• Checklist pour organiser un atelier de crochet