Checklist para organizar un paseo sin olvidar nada

Organizar un paseo requiere bastante más que definir un recorrido. Hay que conseguir los permisos, reservar la salida y la llegada, coordinar los puntos de control y preparar un plan de seguridad. También tendrás que gestionar las inscripciones, las preferencias dietéticas, los grupos de salida y los voluntarios. Esta checklist reúne 75 tareas y 52 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde la primera propuesta de ruta hasta la compra y la revisión final.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar una propuesta de ruta
2 personas
Solicitar el permiso de ruta
Reservar la ubicación de salida
Reservar la ubicación final
Reservar puntos de control
2 personas
Redactar el plan de seguridad
2 personas
Recopilar puntos de tráfico
2 personas
Desarrollar la ruta digitalmente
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Crear lista de contactos de participantes
Recorrer la ruta
3 personas
Comprobar los puntos de descanso
2 personas
Fijar una ruta alternativa
2 personas
Recopilar datos de contacto médicos
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Mandar imprimir mapas de ruta
Enviar información a los participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Preparar los materiales
3 personas

Evento

Delimitar el área de salida
4 personas
Montar puestos de control
6 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar iluminación a lo largo de la ruta
3 personas
Montar la meta
5 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de entrega
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Inscribir participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Dar las instrucciones iniciales
2 personas
Hacer salir a los grupos de caminata
4 personas
Atender el puesto de ruta
6 personas
Contar participantes
2 personas
Comprobar las flechas de ruta
2 personas
Repartir agua
3 personas
Repartir fruta y snacks
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Atender a las personas que se quedan atrás
2 personas
Registrar a los próximos participantes
3 personas
Entregar recuerdos para los finalistas
2 personas
Servir bebida caliente
3 personas
Reponer la sala de descanso
2 personas
Recibir a los últimos participantes
3 personas
Retirar los carteles de ruta
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Registrar la salida de los participantes de forma segura
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Limpiar la sede final
4 personas
Limpiar el lugar de salida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Comprobar si la ruta tiene daños
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver los objetos perdidos
Guardar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Informar del cierre del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Mantelescant. 8
Papeleracant. 10
Percheroscant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6
Teléfonos móvilescant. 4
Altavoz

Material deportivo

Flechas de rutacant. 80
Señales de rutacant. 25
Dorsalescant. 150
Pulserascant. 150
Chalecos reflectantescant. 20
Conoscant. 30
Cinta de balizamientocant. 8
Mapas del recorridocant. 150
Recuerdos de finishercant. 150

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Mantas térmicascant. 10
Guantes desechablescant. 4
Linternascant. 12
Silbatoscant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Cables de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de los puntos de la rutacant. 8

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Esponjas de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: solicita el permiso de ruta, reserva la ubicación de salida y confirma el espacio de llegada antes de abrir las inscripciones.
Recorre todo el itinerario al menos 2 semanas antes y comprueba los puntos de descanso, el tráfico y la ruta alternativa. Anota tiempos reales, zonas estrechas y lugares sin cobertura.
Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para dividir los grupos de salida, preparar los dorsales o pulseras y recopilar teléfonos y datos médicos de contacto.
Asigna los turnos de voluntarios con al menos 7 días de margen. Entrega chalecos reflectantes, walkie-talkies, flechas, conos y cinta de balizamiento según cada puesto.
Haz el inventario y la compra 2 o 3 días antes. Comprueba especialmente neveras, termos, vasos reutilizables, mapas impresos, baterías externas y cables alargadores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un paseo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas permiso de ruta, reservas y voluntarios. Deja cerrados los detalles operativos y la información a participantes durante la última semana.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción para un paseo?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, preparar la lista de contactos y dividir los grupos de salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar un paseo?: El número depende de la longitud y de los puntos de control, pero asigna al menos una persona responsable por cada puesto y una coordinación central. Prepara los turnos 7 días antes y confirma la asistencia 48 horas antes.
¿Cuándo hay que revisar la ruta de un paseo?: Haz una primera comprobación al planificarla y recórrela completa al menos 2 semanas antes. Revisa también la ruta alternativa y confirma los puntos de descanso durante la semana del evento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.