Organiser une randonnée : la checklist complète

Une randonnée bien préparée repose d’abord sur un parcours réaliste, des autorisations obtenues à temps et une organisation claire le jour du départ. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du premier itinéraire jusqu’au rangement du matériel. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : reconnaissance à pied, coordonnées médicales, groupes de départ, postes de contrôle et itinéraire de repli. Utilisez-la pour répartir les 75 tâches et vérifier les 52 éléments nécessaires avant l’ouverture des inscriptions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Élaborer une proposition d’itinéraire
2 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d’arrivée
Définir les postes de contrôle
2 personnes
Rédiger le plan de sécurité
2 personnes
Recenser les points de circulation
2 personnes
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Établir la liste de contact des participants
Reconnaître l’itinéraire à pied
3 personnes
Vérifier les points de repos
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Collecter les coordonnées médicales
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
4 personnes
Installer les postes de contrôle
6 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer l'éclairage le long du parcours
3 personnes
Installer l’arrivée
5 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point de distribution
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les groupes de marche
4 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Compter les participants
2 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Enregistrer les participants à venir
3 personnes
Distribuer les souvenirs de finisher
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Réapprovisionner l’espace de repos
2 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Faire le départ des participants en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu final
4 personnes
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Vérifier si l'itinéraire présente des dégâts
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
Stocker les restes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Signaler la fin du permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 8
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Téléphones portablesqté 4
Haut-parleur

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 25
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Gilets réfléchissantsqté 20
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 8
Cartes du parcoursqté 150
Souvenirs de finisherqté 150

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 4
Lampes de pocheqté 12
Siffletsqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de balisage du parcoursqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : préparez une proposition d’itinéraire, demandez l’autorisation de passage et réservez les lieux de départ et d’arrivée avant d’annoncer la randonnée.
Faites une reconnaissance à pied suffisamment tôt pour contrôler les points de repos, les passages de circulation et le balisage. Préparez aussi un itinéraire alternatif, car une portion impraticable peut modifier toute la journée.
Ne recrutez pas les bénévoles au dernier moment : attribuez les postes de contrôle, les groupes de départ et les créneaux dans un planning partagé, puis transmettez une liste de contacts à chacun.
Fermez les inscriptions avec des informations exploitables : besoins alimentaires, coordonnées médicales et groupe de départ doivent être traités avant l’impression des cartes, des numéros et des bracelets.
Préparez le matériel par zone plutôt que dans une seule réserve : balises, cônes et gilets réfléchissants pour le parcours ; tables, tentes, glacières, thermos et gobelets pour le départ et l’arrivée. Vérifiez les rallonges, multiprises, talkies-walkies et batteries externes avant le montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une randonnée avec autorisation de parcours, lieux de départ et d’arrivée, inscriptions et bénévoles. Ajoutez une marge si plusieurs communes ou propriétaires doivent valider l’itinéraire.
Quand demander l’autorisation du parcours d’une randonnée ?: Demandez-la dès que l’itinéraire proposé est suffisamment précis, idéalement 6 semaines avant la date prévue. Ne lancez pas les invitations tant que les passages sensibles et les points de circulation ne sont pas confirmés.
Quand fermer les inscriptions à une randonnée ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le départ si vous devez imprimer des cartes, répartir les groupes et acheter les quantités nécessaires. Gardez ensuite une liste séparée pour les éventuelles modifications de dernière minute.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée ?: Le nombre dépend du parcours et des postes de contrôle, mais répartissez les bénévoles par zones et prévoyez au moins une personne de remplacement par créneau. Finalisez le planning 5 à 7 jours avant la randonnée et donnez à chacun un contact joignable le jour même.

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