LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Wandeltocht organiseren: checklist en planning

Een wandeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt achtereenvolgens de route en vergunning, start- en eindlocatie, controleposten, veiligheid, deelnemers en vrijwilligers. Plan daarnaast tijd voor een voorwandeling: daar ontdek je ontbrekende routepijlen, lastige verkeerspunten en rustplaatsen die op papier niet opvallen. Met deze checklist houd je ook het materiaal, de deelnemersinformatie en de boodschappen bij elkaar, zodat je op de dag zelf niet nog moet improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Routevoorstel maken

    2 personen

  • Routevergunning aanvragen

  • Startlocatie reserveren

  • Eindlocatie reserveren

  • Controleposten vastleggen

    2 personen

  • Veiligheidsplan uitschrijven

    2 personen

  • Verkeerspunten inventariseren

    2 personen

  • Route digitaal uitwerken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Inschrijfformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Startgroepen indelen

    2 personen

  • Contactlijst deelnemers maken

  • Route voorwandelen

    3 personen

  • Rustpunten controleren

    2 personen

  • Alternatieve route vastleggen

    2 personen

  • Medische contactgegevens verzamelen

  • Vrijwilligersrooster maken

    2 personen

  • Routekaarten laten drukken

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • EHBO-materialen controleren

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemerslijst printen

  • Materialen klaarzetten

    3 personen

Event

  • Startterrein afzetten

    4 personen

  • Controleposten inrichten

    6 personen

  • Routeborden plaatsen

    4 personen

  • Verlichting langs route plaatsen

    3 personen

  • Eindpunt opbouwen

    5 personen

  • Inschrijftafel opstellen

    2 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Uitgiftepunt voorbereiden

    3 personen

  • EHBO-punt inrichten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Deelnemers aanmelden

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    2 personen

  • Startinstructies geven

    2 personen

  • Wandelgroepen laten starten

    4 personen

  • Routepost bemannen

    6 personen

  • Deelnemers tellen

    2 personen

  • Routepijlen controleren

    2 personen

  • Water uitdelen

    3 personen

  • Fruit en snacks uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • EHBO verlenen

    2 personen

  • Achterblijvers begeleiden

    2 personen

  • Aankomende deelnemers registreren

    3 personen

  • Finisheraandenkens uitdelen

    2 personen

  • Warme drank serveren

    3 personen

  • Rustruimte aanvullen

    2 personen

  • Laatste deelnemers opvangen

    3 personen

  • Routeborden verwijderen

    4 personen

  • Verlichting uitschakelen

    2 personen

  • Deelnemers veilig uitchecken

    2 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Eindlocatie schoonmaken

    4 personen

  • Startlocatie schoonmaken

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koelboxen legen

    2 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Route op beschadigingen controleren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Gevonden voorwerpen terugbezorgen

  • Overgebleven eten opslaan

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    3 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Deelnemersbedankje versturen

  • Vergunningafsluiting melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 30
  • Biertafelsaantal 6
  • Tafelkledenaantal 8
  • Afvalbakkenaantal 10
  • Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 6
  • Waterkokersaantal 3
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Portofoonsaantal 8
  • Powerbanksaantal 6
  • Mobiele telefoonsaantal 4
  • Luidspreker

Sportmateriaal

  • Routepijlenaantal 80
  • Routebordenaantal 25
  • Startnummersaantal 150
  • Polsbandjesaantal 150
  • Reflectiehesjesaantal 20
  • Pionnenaantal 30
  • Afzetlintaantal 8
  • Parcourskaartenaantal 150
  • Finisheraandenkensaantal 150

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Thermoskannenaantal 6

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Tangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 3

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 4
  • Reddingsdekensaantal 10
  • Wegwerphandschoenenaantal 4
  • Zaklampenaantal 12
  • Fluitjesaantal 12

Verlichting

  • Ledlampenaantal 12
  • Lichtslangenaantal 4
  • Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Welkomstbord
  • Routepostbordenaantal 8

Schoonmaak

  • Bezemaantal 3
  • Blik en vegeraantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaaksponzenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de route uiterlijk enkele weken vooraf vast en loop haar daarna volledig voor. Controleer onderweg rustpunten, verkeerspunten, alternatieve passages en de plekken waar routepijlen of routeborden nodig zijn.
  • Vraag de routevergunning vroeg aan en werk tegelijk het veiligheidsplan uit. Noteer medische contactgegevens, noodnummers, verkeersrisico’s en wie bij elk controlepunt verantwoordelijk is.
  • Open de inschrijving zodra start- en eindlocatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen en contactgegevens uiterlijk één week voor de tocht, zodat eten, drinken en deelnemersinformatie nog aangepast kunnen worden.
  • Maak startgroepen en een vrijwilligersrooster minimaal drie dagen vooraf. Geef vrijwilligers een telefoon of portofoon, een duidelijke post, een begintijd en instructies voor een gewijzigde of alternatieve route.
  • Tel materiaal en verbruik vóór het boodschappen doen opnieuw. Controleer onder meer routepijlen, reflectiehesjes, afzetlint, pionnen, bekers, thermoskannen, koelboxen, verlengkabels en powerbanks, zodat ontbrekende spullen niet pas bij de opbouw opvallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste weken de route, vergunning, start- en eindlocatie; plan de voorwandeling, vrijwilligers en deelnemersinformatie daarna in.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?
Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per controlepost en extra mensen voor start, finish en opbouw. Maak het rooster uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief vervanging bij ziekte.
Wanneer moet ik de route van een wandeltocht voorwandelen?
Loop de volledige route 1 tot 2 weken voor de tocht en nogmaals kort voor de start als er wegwerkzaamheden of slecht weer worden verwacht. Controleer dan ook pijlen, rustpunten en verkeerspunten.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie versturen?
Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wandeltocht. Vermeld starttijd, startgroep, route, eindlocatie, contactpersoon, benodigdheden en wat deelnemers bij een routewijziging moeten doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!