Checklist para organizar un mercado de sellos
Organizar un mercado de sellos requiere coordinar expositores, mesas, visitantes y materiales con bastante antelación. Esta checklist reúne 52 tareas y 37 elementos para que puedas avanzar en el orden adecuado, desde confirmar el lugar hasta abrir las puertas. Incluye la distribución de los puestos, la información para visitantes, las acreditaciones, los pagos y la preparación del café. También contempla varios detalles que suelen quedarse para el último momento, como las llaves, el cambio y las rutas de paso.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar el lugar y la apertura
Invitar a los expositores
Enviar el anuncio a los visitantes
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Reservar mesas en la ubicación
Hacer el plano de puestos
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
Informar a los responsables de los stands
Publicar información para visitantes
Preparar acreditaciones
Imprimir la lista de expositores
Imprimir planos
Hacer los carteles de ruta y de puestos
Preparar cambio
Probar la terminal de pago
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Preparar las cafeteras
2 personas
Recoger las llaves de acceso
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Delimitar las rutas de paso
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar las mesas
3 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir información y planos
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Comprobar las mesas y las rutas de circulación
Vaciar los contenedores de basura
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 24
- Sillascant. 50
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 4
- Vitrinas de mesacant. 12
- Álbumes de selloscant. 20
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Terminal de pago
- Cajas de caudalescant. 2
- Lupascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Oficina
- Credencialescant. 50
- Bolígrafoscant. 20
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Portapapelescant. 4
- Soportes para etiquetas de precioscant. 50
Decoración
- Banderola del evento
- Mantelescant. 24
- Señales de rutacant. 12
- Carteles direccionalescant. 10
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el lugar y su horario de apertura antes de invitar a los expositores. Sin esa información no podrás cerrar los horarios de montaje ni reservar correctamente las mesas.
- Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para hacer el plano de puestos y asignar cada espacio. Envía después a cada responsable la ubicación de su stand y las instrucciones de acceso.
- Prepara e imprime la lista de expositores, los planos y los carteles de ruta antes del día del mercado. Lleva copias adicionales: suelen hacer falta en recepción y en los accesos.
- Prueba la terminal de pago y prepara el cambio al menos un día antes. Comprueba también las cajas de caudales y separa el material de cobro del resto de los suministros.
- El día del evento, llega antes de la apertura para recoger las llaves, inspeccionar el lugar y delimitar las rutas de paso. Deja listas la recepción, las acreditaciones, las cafeteras y la señalización antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de sellos?
- Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar el lugar, invitar a los expositores y gestionar las inscripciones. Reserva los últimos 2 o 3 días para imprimir planos, preparar materiales y probar los pagos.
- ¿Qué hay que preparar para los puestos de un mercado de sellos?
- Calcula una mesa por puesto y añade sillas, vitrinas de mesa, álbumes de sellos y soportes para las etiquetas de precios según las necesidades de cada expositor. El plano debe estar cerrado antes de informarles de su espacio.
- ¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?
- Hazlo cuando las inscripciones estén cerradas y conozcas el número de expositores. Intenta terminarlo al menos 5 días antes para poder comunicar cambios y preparar los planos impresos.
- ¿Qué suele olvidarse el día de un mercado de sellos?
- A menudo se olvidan las llaves de acceso, el cambio, los cables alargadores y los carteles direccionales. Reúne estos elementos el día anterior y comprueba que la terminal de pago funciona antes de abrir.
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