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Briefmarkenmarkt organisieren: Die Checkliste für einen reibungslosen Tag

Bei einem Briefmarkenmarkt entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Händler ihre Plätze schnell finden und Besucher sich gut orientieren. Kläre zuerst Öffnungszeiten und Raum, lade Standbetreiber rechtzeitig ein und bestätige ihre Anmeldung. Danach folgen Standaufteilung, Besucherinformationen, Namensschilder und Lagepläne. In der letzten Woche prüfst du Bestand, Technik und Verpflegung; am Veranstaltungstag öffnest du den Ort früh genug für Kontrolle, Aufbau und sichere Laufwege.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location und Öffnung bestätigen

  • Standbetreiber einladen

  • Besucherankündigung versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tische am Veranstaltungsort reservieren

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

  • Standbetreiber informieren

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Liste der Standbetreiber drucken

  • Lagepläne ausdrucken

  • Routen- und Standschilder erstellen

  • Wechselgeld vorbereiten

  • Bezahlterminal testen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Kaffeemaschinen bereitstellen

    2 Personen

  • Zugangsschlüssel abholen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Laufstrecken absperren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Eingang und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee- und Getränkestand einrichten

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Informationen und Karten verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Tische und Laufwege kontrollieren

  • Mülleimer leeren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 24
  • StühleAnz. 50
  • Empfangstisch
  • HockerAnz. 4
  • TischvitrinenAnz. 12
  • BriefmarkenalbenAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Kartenterminal
  • GeldkassettenAnz. 2
  • LupenlampenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Büro

  • NamensschilderAnz. 50
  • KugelschreiberAnz. 20
  • KlebebandrollenAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 4
  • PreisschildständerAnz. 50

Dekoration

  • Eventbanner
  • TischdeckenAnz. 24
  • WegweiserAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Standaufteilung spätestens 7 Tage vorher fest. Weise jedem Stand einen konkreten Platz zu und verschicke den Plan zusammen mit den Besucherinformationen.
  • Plane für die Anmeldung einen eigenen Empfangstisch ein. Lege Namensschilder, Kugelschreiber, Klemmbretter und eine gedruckte Liste der Standbetreiber dort bereit.
  • Teste Kartenterminal und Wechselgeld am Vortag. Eine Geldkassette, ein funktionierendes Terminal und ausreichend Kleingeld verhindern Verzögerungen beim Verkauf.
  • Prüfe Kaffee- und Geschirrbedarf nicht erst beim Aufbau. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, wiederverwendbare Becher, Gläser, Teller und Besteck gesammelt bereit.
  • Hole den Zugangsschlüssel frühzeitig ab und öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor Beginn. Kontrolliere Stromanschlüsse, Beleuchtung und abgesperrte Laufwege, bevor Händler eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Briefmarkenmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Standbetreiber einladen, Anmeldungen bearbeiten, Tische reservieren und die Besucherankündigung vorbereiten.
Wann sollte der Standplan für einen Briefmarkenmarkt fertig sein?
Der Standplan sollte spätestens 7 Tage vor dem Markt stehen. Informiere alle Standbetreiber danach sofort über ihren Platz und lege Lagepläne sowie Wegweiser für den Druck bereit.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Briefmarkenmarkt?
Plane das Wechselgeld nach den erwarteten Barzahlungen und den üblichen kleinen Kaufbeträgen. Bereite es spätestens am Vortag vor und teile es in der Geldkassette nach Münzen und Scheinen auf.
Wie früh muss der Veranstaltungsort am Markttag geöffnet werden?
Öffne den Ort mindestens 90 Minuten vor dem Besucherbeginn. So bleiben Zeit für die Inspektion, den Aufbau der Tische, das Einschalten der Kaffeemaschinen und das Absperren der Laufwege.

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