Organiser un marché aux timbres : la checklist complète

Un marché aux timbres demande surtout une préparation précise des exposants, des emplacements et de l’accueil. Commence par confirmer le lieu et ses horaires, puis avance vers les inscriptions, le plan des stands et les informations destinées aux visiteurs. Dans les derniers jours, vérifie les moyens de paiement, le matériel d’exposition, le café et la signalétique. Le jour même, prévois assez de temps pour ouvrir, inspecter et baliser le lieu avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et l’ouverture
Inviter les exposants
Envoyer l’annonce aux visiteurs
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des tables sur le lieu
Préparer le plan du stand
2 personnes
Attribuer les emplacements
Informer les exposants
Publier les informations aux visiteurs
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste des exposants
Imprimer les plans
Créer les panneaux d’itinéraire et de stand
Préparer la monnaie
Tester le terminal de paiement
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Installer les machines à café
2 personnes
Récupérer les clés d’accès

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Balisage des itinéraires de circulation
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer l’entrée et la signalétique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le point café et boissons
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les informations et les plans
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vérifier les tables et les parcours de circulation
Vider les poubelles
Accompagner les visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 50
Table d’accueil
Tabouretsqté 4
Vitrines de tableqté 12
Albums de timbresqté 20

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminal de paiement
Caisses à monnaieqté 2
Lampes grossissantesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Bureau

Badges nominatifsqté 50
Stylos à billeqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Presse-papiersqté 4
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 50

Décoration

Bannière de l'événement
Nappesqté 24
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Attribue les emplacements après avoir recueilli les besoins de chaque exposant. Garde une copie du plan à l’accueil et imprime-en plusieurs exemplaires pour les entrées et les tables.
Ne te limite pas aux tables : prévois aussi des chaises, des vitrines de table, des présentoirs pour les prix et un éclairage adapté. Les lampes grossissantes et les lampes LED sont particulièrement utiles dans une salle peu lumineuse.
Teste le terminal de paiement avant l’ouverture et prépare les caisses à monnaie séparément. Fais ce contrôle au moins la veille pour pouvoir résoudre un problème de connexion ou de batterie.
Installe la signalétique avant l’arrivée des exposants : itinéraires de circulation, accueil, stands et sorties doivent être visibles dès l’entrée. Vérifie le parcours en marchant toi-même depuis l’extérieur jusqu’aux tables.
Regroupe le matériel d’accueil et de bureau dans un seul point : badges nominatifs, stylos, ruban adhésif, ciseaux, presse-papiers et liste des exposants. Cela évite de perdre du temps pendant l’installation et les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand confirmer les exposants pour un marché aux timbres ?: Envoie une confirmation définitive au moins 7 jours avant le marché. Elle doit préciser l’emplacement attribué, l’horaire d’arrivée, les besoins alimentaires éventuellement signalés et les informations pratiques d’accès.
Combien de temps prévoir pour installer un marché aux timbres ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’ouverture au public pour récupérer les clés, ouvrir la salle, installer les tables, placer les plans et tester les équipements. Ajoute 30 minutes si la salle est grande ou si plusieurs zones doivent être balisées.
Que faut-il préparer à l’accueil d’un marché aux timbres ?: Installe une table d’accueil avec la liste des exposants, les plans imprimés, les badges, des stylos et les informations destinées aux visiteurs. Prépare aussi la monnaie et vérifie le terminal de paiement au plus tard la veille.
Quand envoyer l’annonce aux visiteurs ?: Envoie une première annonce au moins 2 à 3 semaines avant l’événement, puis rappelle les informations pratiques 3 à 5 jours avant. Indique clairement l’adresse, les horaires, l’accès et les éventuelles modalités d’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.