Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas benéfica

Una jornada de puertas abiertas benéfica necesita algo más que un programa atractivo. Antes de anunciarla, tendrás que cerrar la fecha, reservar el espacio, comprobar los permisos y explicar con claridad cómo se harán las donaciones. Esta checklist te ayuda a ordenar 68 tareas y prever 71 elementos, desde las inscripciones y los voluntarios hasta el sonido, el catering y la señalización. También incluye los puntos que suelen quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Presentar a la organización benéfica
2 personas
Publicar el programa en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Definir formas de donación
2 personas
Crear solicitud de pago
Establecer el procedimiento de efectivo
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las actividades
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar el catering
Conseguir sillas adicionales
Organizar el equipo de sonido
Hacer el plano
Imprimir el plan de trabajo
Preparar la señalización
2 personas
Imprimir los formularios de donación
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar el puesto de información
2 personas
Montar punto de donación
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar las actividades
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Explicar la causa benéfica
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Coordinar actividades
4 personas
Guiar visitas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños
Coordinar los momentos fotográficos
Anunciar las partes del programa
Procesar las donaciones finales
2 personas
Dar las gracias a los visitantes
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Reunir los materiales
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Comprobar el importe de la donación
2 personas
Transferir el importe de la donación
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Photowall
Cartelescant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Información

Paneles informativoscant. 6
Portafolletoscant. 4
Folletoscant. 300
Listas de inscripcióncant. 6
Bolígrafoscant. 30
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4

Donaciones

Cajas de donacionescant. 4
Tarjetas con código QRcant. 12
Caja de caja chica
Talonarios de reciboscant. 4

Actividades

Materiales de juegocant. 4
Lápices de colorescant. 4
Libros para colorearcant. 100
Etiquetas de preciocant. 50
Papel para manualidadescant. 200
Barras de pegamentocant. 12
Kit de maquillajecant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Cinta de balizamientocant. 2
Paraguascant. 4

Logística

Cajas de almacenamientocant. 12
Carros de transportecant. 2
Bridascant. 100
Cinta americanacant. 4
Guantes de trabajocant. 8

Consejos

Cierra el programa y los permisos antes de publicar la fecha. Deja al menos 4 semanas para difundir el evento, abrir las inscripciones y corregir cambios en las actividades.
Abre el formulario de inscripción con campos para preferencias dietéticas y contacto. Haz una primera revisión 7 días antes y confirma el número final de asistentes con el catering.
Define por escrito cómo se aceptarán las donaciones: pago, efectivo o ambas opciones. Imprime los formularios y asigna al menos a dos personas para controlar el efectivo durante la jornada.
Asigna voluntarios a puestos concretos, no solo a tareas generales. Prepara el plano, las tarjetas de nombre, la señalización y el plan de trabajo impreso como mínimo 1 día antes.
Comprueba el inventario la víspera y prueba el sonido en el lugar. Cuenta sillas, mesas, vajilla, cables, regletas, baterías y equipos de café antes de que llegue el primer visitante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas benéfica?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y comprueba los permisos; después prepara el programa, contacta con patrocinadores y abre las inscripciones.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y el catering?: Haz un cierre provisional 7 días antes para calcular mesas, sillas y comida. Confirma el número definitivo con el catering entre 3 y 5 días antes, incluyendo las preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos un voluntario por cada función activa: recepción, donaciones, actividades, catering y apoyo técnico. Prepara los turnos con 2 semanas de antelación y deja una persona disponible para sustituciones.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listas la señalización, las tarjetas de nombre, los formularios de donación y el plano. Comprueba también el inventario, carga las baterías y prueba los altavoces y el micrófono como mínimo la víspera.

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