Checklist para organizar tu Mercado de creatividad

Organizar un Mercado de creatividad requiere coordinar puestos, talleres y visitantes sin dejar los detalles para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse: confirmar fecha y espacio, cerrar participantes, preparar la distribución y dejar listos materiales, pagos y bebidas. Reserva con antelación las mesas, sillas, carpas y equipos eléctricos. También contempla la información que los asistentes necesitan para llegar y participar sin dudas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
Fijar a los responsables de los talleres
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar a los vendedores del mercado
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar las inscripciones del taller
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Informar a los puestos sobre la distribución
Distribuir las salas del taller
2 personas
Reservar mesas y sillas
Reservar carpas de fiesta
Organizar el material de caja y TPV
Diseñar el cartel promocional
Publicar la promoción en línea
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
Hacer tarjetas con nombres para los puestos
2 personas
Distribuir los materiales del taller por mesa
3 personas
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el material impreso
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Comprobar la entrega
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar los puestos del mercado
4 personas
Montar las mesas del taller
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Conectar enrollacables
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Exponer los materiales del taller
3 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los puestos dónde colocarse
3 personas
Hacer montar los puestos
4 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar listas de precios y carteles
2 personas

Evento

Atender la mesa de bienvenida
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Inscribir a los participantes del taller
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Reponer el material del taller
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpia la plaza del mercado
2 personas
Apoyar a los feriantes
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Pedir a los expositores que desmonten
4 personas
Reunir los materiales del taller
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar la iluminación
2 personas
Apilar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 40
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12
Mantelescant. 16
Sombrillascant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 2
Cajas registradorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Micrófonos de manocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Decoración de mesacant. 16
Arreglos floralescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 50
Folletos del programacant. 400
Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de exteriorcant. 6
Linternascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3

Material del taller

Delantalescant. 30
Caballetescant. 12
Tapetes de cortecant. 20
Delantales infantilescant. 20
Sets de pincelescant. 30
Tijeras pequeñascant. 30
Pistolas de pegamentocant. 8
Tapetes de trabajo reutilizablescant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y las condiciones de participación antes de abrir el formulario. Así los puestos y responsables de talleres reciben la misma información desde el primer contacto.
Abre las inscripciones cuando ya tengas confirmados los puestos y los talleres. Incluye plazas, horarios y preferencias dietéticas; revisar estos datos durante la última semana evita cambios de mesa o compras incompletas.
Dibuja el plano del mercado antes de informar a los puestos. Deja visibles los accesos, las zonas de talleres, las mesas de registro y los puntos donde se necesitan cables alargadores o regletas.
Reserva carpas, mesas y sillas con varios días de margen, especialmente si el mercado es al aire libre. Cuenta cada puesto y cada mesa de taller por separado para no depender de material sobrante.
Prepara el día anterior el material impreso, las tarjetas de nombres, los equipos de caja y TPV, y las bebidas. Enfría las bebidas con tiempo y comprueba inventario y lista de compra antes de salir a comprar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de creatividad?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, contactar con los puestos y fijar los talleres. Deja la última semana para cerrar inscripciones, plano, compras y materiales impresos.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los talleres?: Ábrelas cuando los responsables, horarios y número de plazas estén confirmados, normalmente 3 o 4 semanas antes. Revisa la lista de inscritos 7 días antes para ajustar mesas, materiales y preferencias dietéticas.
¿Qué hay que preparar el día antes del mercado?: Comprueba el inventario, haz la compra, prepara el material impreso y coloca las tarjetas de los puestos. También conviene enfriar las bebidas y probar los datáfonos, cajas registradoras y cables al menos 24 horas antes.
¿Cómo organizo la distribución de los puestos y talleres?: Haz un plano entre 2 y 3 semanas antes y asigna cada puesto y sala de taller por escrito. Envía la distribución definitiva a los participantes al menos 5 días antes, junto con las rutas y opciones de aparcamiento.

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