Organiser un Marché de la créativité sans rien oublier

Un Marché de la créativité réunit des exposants, des ateliers et du public : chaque espace doit donc être préparé séparément, puis coordonné. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe les conditions de participation avant de contacter les commerçants et les animateurs. Les inscriptions, le plan du marché et les besoins techniques demandent un suivi régulier. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 56 fournitures du plan, dans l’ordre où les décisions deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
Confirmer les animateurs d’atelier
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les exposants du marché
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Informer les exposants de l'organisation
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver des tentes de réception
Prévoir le matériel de caisse et de TPE
Concevoir l'affiche promotionnelle
Publier la promotion en ligne
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Créer des badges nominatifs pour les exposants
2 personnes
Répartir le matériel d'atelier par table
3 personnes
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel imprimé
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Contrôler le site
2 personnes
Vérifier la livraison
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher les enrouleurs électriques
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le matériel de l’atelier
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers les emplacements
3 personnes
Faire monter les stands
4 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les listes de prix et les panneaux
2 personnes

Événement

Tenir la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Inscrire les participants à l'atelier
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir la place du marché propre
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’éclairage
2 personnes
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 40
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12
Nappesqté 16
Parasolsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Microphones mainqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 16
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 50
Flyers du programmeqté 400
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3

Matériel d'atelier

Tabliersqté 30
Chevaletsqté 12
Tapis de découpeqté 20
Tabliers pour enfantsqté 20
Sets de pinceauxqté 30
Ciseauxqté 30
Pistolets à colleqté 8
Tapis de travail réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions après avoir défini les conditions de participation et les ateliers proposés. Garde un tableau à jour pour suivre les exposants, les participants aux ateliers et les besoins alimentaires.
Demande aux exposants leurs besoins techniques au moins 2 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de prévoir les tables, stands, rallonges, enrouleurs électriques et terminaux de paiement adaptés.
Dessine le plan du marché dès que les exposants sont enregistrés. Réserve des zones distinctes pour les stands, les ateliers, l’accueil et la circulation, puis envoie les consignes aux exposants avant le jour J.
Prépare le matériel d’atelier par table la veille. Regroupe les fournitures dans des boîtes de rangement et vérifie les stocks et la liste des courses avant de partir acheter ce qui manque.
Ne repousse pas l’accueil et les paiements au dernier moment. Prépare les badges nominatifs, les caisses, les terminaux de paiement et les informations d’itinéraire et de stationnement au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un Marché de la créativité ?: Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la confirmation du lieu, les conditions de participation, les exposants, les animateurs d’atelier et les réservations de mobilier.
Quand ouvrir les inscriptions aux ateliers ?: Ouvre le formulaire dès que les ateliers, leurs horaires et leurs capacités sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Prévois une clôture 3 à 5 jours avant pour finaliser les listes et le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le marché ?: Prévois au minimum 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les tentes, stands, tables, chaises et espaces d’atelier. Ajoute 30 minutes pour tester les branchements, les caisses et les terminaux de paiement.
Quand préparer les boissons et le matériel imprimé ?: Prépare les documents imprimés et les badges la veille. Refroidis les boissons quelques heures avant l’ouverture et répartis le matériel d’atelier par table avant l’arrivée des participants.

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