Wijkrommelmarkt organiseren: checklist van plan tot opruimen

Een wijkrommelmarkt vraagt vooral om een strakke volgorde: leg eerst datum en marktgebied vast, controleer vergunningen en open daarna de inschrijvingen. Reserveer materiaal vroeg, want partytenten, markttafels en stroomvoorziening zijn op marktdagen snel bezet. Werk vervolgens de plattegrond, verkoopvoorwaarden en veiligheidsroute uit. In de laatste week bevestig je deelnemers, deel je vrijwilligers in en controleer je het weer. Op de marktdag zelf helpen duidelijke bordjes, wisselgeld en een bereikbare organisatiepost om vertraging te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en marktgebied vastleggen
2 personen
Vergunning en melding controleren
Verkeers- en veiligheidsplan maken
2 personen
Verzekeringsgegevens controleren
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Markt promoten in de wijk
2 personen
Flyers verspreiden
4 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkoopplaatsen toewijzen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen voor catering verzamelen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Stroompunten en kabelroute bepalen
2 personen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Naambordjes voor deelnemers maken
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering printen

Event

Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Verkoopplaatsen afzetten
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers naar plaatsen begeleiden
4 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Catering bedienen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Looppaden vrijhouden
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemers informeren over sluiting
2 personen
Verkoopplaatsen laten leegruimen
4 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Terrein schoonvegen
3 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Materialen droog opbergen
3 personen
Cateringmateriaal afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
3 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Deelnemers informeren over vondsten
Terreincontrole uitvoeren
2 personen
Openstaande betalingen afhandelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Markttafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 24
Cateringtafelsaantal 3
Informatietafel
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Kledingrekkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Bewegwijzering

Marktkramenbordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Veiligheid

Afzethekkenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 10
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Vleestangenaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Voorraadbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Kassaboxenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Betaalbordjesaantal 4
Menubordenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalbaklabelsaantal 36
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 4
Handvegersaantal 4
Wringersaantal 2

Kantoor

Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 24
Naamkaartjesaantal 40
Plakbandrollenaantal 8
Schrijfblokkenaantal 6
Touwrollenaantal 4
Schuifmappenaantal 6
Kassabonboekjesaantal 4
Geldtelbakjesaantal 2
Prikbordenaantal 2
Punaisesaantal 2
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen, melding en verzekering voordat je inschrijvingen opent. Plan dit bij voorkeur minimaal 8 weken voor de markt, omdat voorwaarden voor verkeer, veiligheid en gebruik van de openbare ruimte tijd kunnen kosten.
Maak de plattegrond pas definitief nadat de verkoopplaatsen zijn toegewezen. Houd per plek ruimte vrij voor looproutes, kabelmatten, afzethekken en minimaal één duidelijke doorgang voor hulpdiensten.
Reserveer partytenten, markttafels, cateringtafels en klapstoelen minstens 4 weken vooraf. Controleer tegelijk hoeveel verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten nodig zijn; leg stroomkabels nooit los over een looproute.
Stuur deelnemers 5 tot 7 dagen voor de markt één laatste bericht met hun plaats, opbouwtijd, verkoopvoorwaarden, parkeerinformatie en contactnummer. Maak naambordjes en marktkramenbordjes vooraf, zodat je op de ochtend zelf niet hoeft te knippen, schrijven en zoeken.
Maak voor de organisatie een klein draaiboek met telefoonnummers, portofoons, weersbesluit en veiligheidsafspraken. Leg EHBO-koffer, reflecterende hesjes, verkeerskegels en zaklampen op één vaste informatietafel en wijs minimaal twee vrijwilligers aan voor ontvangst en incidenten.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een wijkrommelmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, marktgebied, vergunning of melding en verzekeringsgegevens. Open de inschrijvingen daarna zodra de voorwaarden en verkoopplaatsen duidelijk zijn.
Wanneer moet ik deelnemers voor de wijkrommelmarkt bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de markt, nadat de verkoopplaatsen zijn toegewezen. Stuur dan ook de opbouwtijd, plattegrond, verkoopvoorwaarden en contactgegevens van de organisatie mee.
Hoeveel tafels en tenten heb ik nodig voor een wijkrommelmarkt?: Tel per ingeschreven deelnemer de toegewezen verkoopplek en bepaal daarna welke plekken een markttafel of partytent krijgen. Reserveer het materiaal minimaal 4 weken vooraf en houd enkele tafels apart voor catering en de informatietafel.
Wat moet ik regelen voor stroom en veiligheid op een wijkrommelmarkt?: Bepaal uiterlijk 2 weken vooraf waar de stroompunten liggen en teken de kabelroute op de plattegrond. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten, en zet afzethekken, verkeerskegels en een EHBO-koffer klaar vóór de eerste bezoekers komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.