Stadtteilflohmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadtteilflohmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Verkaufsstände. Kläre zuerst Marktbereich, Genehmigungen und Verkehrsführung, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Standvergabe, Marktplan, Helfer, Stromversorgung und Informationen für die Teilnehmenden. Plane die letzten Einkäufe und Materialabholungen spätestens am Vortag, damit am Markttag nur noch Aufbau, Kasse und Einweisung bleiben.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Marktbereich festlegen
2 Personen
Genehmigung und Meldung prüfen
Verkehrs- und Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Versicherungsdaten prüfen
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Anmeldungen öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Markt im Viertel bewerben
2 Personen
Flyer verteilen
4 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Verkaufsplätze zuweisen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Diätwünsche für das Catering sammeln
Marktplan erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabelroute festlegen
2 Personen
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmenden die letzten Informationen senden
Einkaufen gehen
3 Personen
Material abholen
3 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Namensschilder für Teilnehmende erstellen
2 Personen
Lageplan und Beschilderung drucken

Event

Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Verkaufsplätze absperren
3 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Teilnehmer zu den Plätzen begleiten
4 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Infotisch betreuen
2 Personen
Catering servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Teilnehmer über die Schließung informieren
2 Personen
Verkaufsstände leerräumen lassen
4 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Beleuchtung und Kabel entfernen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
Materialien trocken lagern
3 Personen
Cateringmaterial abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren
Geländekontrolle durchführen
2 Personen
Ausstehende Zahlungen abwickeln
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarkttischeAnz. 30
KlappstühleAnz. 24
Catering-TischeAnz. 3
Infotisch
StehtischeAnz. 4
TischdeckeAnz. 8
KleiderständerAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
FunkgeräteAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Beschilderung

Marktstand-SchilderAnz. 30
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 12
WarnwestenAnz. 10
Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
FleischzangenAnz. 4

Catering

ThermoskannenAnz. 4
ServiettenhalterAnz. 8
VorratsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
KassenboxenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
ZahlungsschilderAnz. 4
MenükartenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdekorationAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
MülleimerAnz. 12
MülltonnenetikettenAnz. 36
PutzeimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 4
HandfegerAnz. 4
WringerAnz. 2

Büro

KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 24
NamensschilderAnz. 40
KlebebandrollenAnz. 8
SchreibblöckeAnz. 6
SeilrollenAnz. 4
SammelmappenAnz. 6
QuittungsblöckeAnz. 4
GeldzählschalenAnz. 2
PinnwändeAnz. 2
ReißzweckenAnz. 2
SchereAnz. 6
TackerAnz. 3

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Marktbereich und Verkehrsführung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob eine Genehmigung oder Meldung nötig ist, und halte Versicherungsdaten griffbereit.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Verkaufsbedingungen, Anmeldeformular und eine klare Frist feststehen. Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Flohmarkt, damit du Plätze und Marktplan erstellen kannst.
Plane pro Verkaufsplatz genügend Abstand für Kleiderständer und Besucherströme ein. Verschicke die endgültige Standzuweisung und Anfahrtshinweise spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
Prüfe die Stromroute am Vortag und sichere Kabel mit Kabelmatten. Rechne für Kaffeemaschinen und Wasserkocher mit getrennten Anschlüssen und teste alle Geräte vor dem Aufbau.
Bereite Kasse, Wechselgeld, Namensschilder und Funkgeräte am Vorabend vor. Lege außerdem Warnwesten, Erste-Hilfe-Koffer, Taschenlampen und Absperrmaterial an einem festgelegten Infotisch bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Stadtteilflohmarkt anmelden?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit der Prüfung von Genehmigung, Meldung und Versicherung. Je nach Gemeinde können zusätzliche Fristen gelten; kläre sie, bevor du den Termin öffentlich bewirbst.
Wann sollte die Anmeldung für einen Stadtteilflohmarkt schließen?: Eine Frist von 10 bis 14 Tagen vor dem Markt lässt genug Zeit für Platzvergabe, Bestätigungen und den Marktplan. Bei vielen Ständen solltest du die Anmeldung früher schließen oder ein Teilnehmerlimit setzen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Stadtteilflohmarkt?: Plane mindestens 100 bis 200 Euro Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen ein, verteilt auf die vorgesehenen Kassen. Der genaue Betrag hängt davon ab, ob du zusätzlich Standgebühren oder Catering abrechnest.
Wann soll man die letzten Informationen an die Verkäufer schicken?: Sende Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt, Verkaufsbedingungen und Ansprechpartner 3 bis 5 Tage vor dem Flohmarkt. Eine kurze Wetter- und Änderungsinfo folgt am Vorabend, wenn die Vorhersage unsicher ist.

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