Cómo organizar un mercadillo del barrio sin improvisar
Organizar un mercadillo del barrio empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el área, comprueba los permisos y define cómo circularán peatones, vehículos y cables. Después abre las inscripciones, asigna los puestos y comunica a cada participante dónde debe instalarse. La última semana sirve para cerrar catering, material, voluntarios y previsión meteorológica; el día anterior, prepara señalización, cambio y la información de llegada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el área del mercado
2 personas
- 2
Comprobar permiso y notificación
- 3
Elaborar el plan de tráfico y seguridad
2 personas
- 4
Comprobar los datos del seguro
- 5
Redactar las condiciones de venta
2 personas
- 6
Crear el formulario de inscripción
- 7
Abrir inscripciones
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Promocionar el mercado en el barrio
2 personas
- 10
Repartir flyers
4 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Asignar puestos de venta
2 personas
- 13
Confirmar participantes
2 personas
- 14
Recopilar necesidades dietéticas para el catering
- 15
Crear un plano del mercado
2 personas
- 16
Definir los puntos de corriente y el recorrido de cables
2 personas
- 17
Preparar el menú de catering
2 personas
- 18
Hacer reservas de material
- 19
Asignar voluntarios
2 personas
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Enviar la última información a los participantes
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Recoger el material
3 personas
- 24
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
- 25
Hacer tarjetas con nombres para los participantes
2 personas
- 26
Imprimir plano y señalización
Evento
- 27
Montar las carpas
6 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
6 personas
- 29
Delimitar los puestos de venta
3 personas
- 30
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 31
Colgar la iluminación
3 personas
- 32
Colocar la señalización
3 personas
- 33
Montar el punto de catering
3 personas
- 34
Enfriar bebidas
2 personas
- 35
Preparar café y té
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
3 personas
- 37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 38
Recepción de participantes
4 personas
- 39
Guiar a los participantes a sus asientos
4 personas
- 40
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
- 41
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 42
Atender la mesa de información
2 personas
- 43
Servir el catering
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Reponer café y té
2 personas
- 46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 47
Mantener despejados los pasillos
2 personas
- 48
Registrar objetos perdidos
- 49
Informar a los participantes sobre el cierre
2 personas
- 50
Vaciar los puestos de venta
4 personas
- 51
Cerrar la caja
2 personas
- 52
Cerrar catering
3 personas
Seguimiento
- 53
Desmontar mesas y sillas
6 personas
- 54
Desmontar las carpas
6 personas
- 55
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
- 56
Recoger y separar la basura
4 personas
- 57
Barrer el recinto
3 personas
- 58
Recoger los objetos olvidados
2 personas
- 59
Guardar el material en seco
3 personas
- 60
Lavar el material de catering
3 personas
- 61
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 62
Devolver el material prestado
3 personas
- 63
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 64
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 65
Gestionar objetos perdidos
- 66
Informar a los participantes sobre los objetos encontrados
- 67
Realizar la inspección del recinto
2 personas
- 68
Gestionar los pagos pendientes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas de mercadocant. 30
- Sillas plegablescant. 24
- Mesas de cateringcant. 3
- Mesa de información
- Mesas altascant. 4
- Mantelcant. 8
- Percheroscant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Walkie-talkiescant. 6
- Teléfonos móvilescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Bateríascant. 24
Señalización
- Carteles de puestos de mercadocant. 30
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles del programacant. 4
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
Seguridad
- Vallas de separacióncant. 10
- Conos de tráficocant. 12
- Chalecos reflectantescant. 10
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
- Guantes de trabajocant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 200
- Tazas de café reutilizablescant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 8
- Bandejascant. 6
- Jarras de servircant. 4
- Pinzas para carnecant. 4
Catering
- Termoscant. 4
- Porta-servilletascant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Acumuladores de fríocant. 20
- Cajas de cajacant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Señalización de pagocant. 4
- Carteles del menúcant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Decoración de mesacant. 12
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Papelelerascant. 12
- Etiquetas para papelerascant. 36
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Fregaderoscant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Escurridorescant. 2
Oficina
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Bloc de notascant. 6
- Rollos de cuerdacant. 4
- Carpetas de anillascant. 6
- Talonarios de reciboscant. 4
- Cajones para dinerocant. 2
- Tableros de corchocant. 2
- chinchetascant. 2
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 3
Compras
- Compras
Consejos
- Empieza por permisos y seguridad, no por los carteles. Comprueba la autorización o notificación necesaria y prepara el plan de tráfico y seguridad antes de anunciar la fecha; cualquier cambio posterior puede obligarte a mover puestos o limitar el recorrido.
- Abre las inscripciones con condiciones claras. El formulario debe pedir datos de contacto, tipo de venta, necesidades de corriente y requisitos dietéticos; cierra el plazo al menos 7 días antes para poder asignar puestos y confirmar participantes.
- Dibuja el plano antes de reservar todo el material. Coloca carpas, mesas de mercado, mesa de información, catering, vallas y carteles direccionales, y marca los puntos de corriente: los cables alargadores deben seguir un recorrido protegido con alfombrillas.
- Planifica el montaje por equipos y por horas. Asigna voluntarios para recepción, información, seguridad y catering, y entrega la última información a los participantes entre 48 y 72 horas antes, con hora de llegada, puesto y contacto del día.
- No dejes para la mañana del mercadillo lo que necesita comprobación. Revisa la previsión del tiempo, recoge el material, prepara la caja registradora con cambio y coloca nombres, carteles de puestos, iluminación y walkie-talkies antes de abrir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo del barrio?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fecha, área, permisos, seguro y seguridad; deja las 2 últimas para inscripciones, plano, material, voluntarios y comunicación final.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un mercadillo?
- Cierra el formulario al menos 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para asignar puestos, confirmar participantes, preparar tarjetas con nombres y ajustar mesas, carpas, catering y necesidades de corriente.
- ¿Qué información hay que enviar a los participantes antes del mercadillo?
- Envíala entre 48 y 72 horas antes. Incluye la hora de llegada, número o ubicación del puesto, recorrido de acceso, condiciones de venta, contacto del equipo organizador y cualquier indicación sobre montaje, cables o catering.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo del barrio?
- Para un mercadillo pequeño, calcula al menos 1 persona de coordinación, 2 para recepción e información, 2 para montaje y desmontaje y 1 responsable de seguridad o incidencias. Si hay muchas entradas, catering o varios accesos, añade 1 voluntario por cada función que no pueda cubrirse simultáneamente.
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