Checklist para organizar un festival de teatro juvenil
Un festival de teatro juvenil necesita coordinación entre grupos, público, voluntariado y equipo técnico. Empieza por reservar el lugar y fijar las fechas; después confirma las actuaciones, abre las inscripciones y cierra el programa. Las necesidades de sonido, iluminación, proyección y vestuario suelen llegar tarde, así que conviene pedirlas antes de publicar los horarios. Esta checklist reúne las 72 tareas y 83 materiales del plan, desde las primeras reservas hasta la preparación de la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar las fechas del juego
2 personas
Invitar a grupos de teatro
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Publicar el programa
Solicitar las necesidades técnicas
Hacer el pedido de catering
2 personas
Comprobar el inventario de material
2 personas
Reservar técnica
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar información al público por correo
Enviar por correo la información de los artistas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar alimentos frescos
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Preparar la mesa de presentación
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dirigir los ensayos finales
2 personas
Abrir la entrada del público
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar la primera función
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Preparar el taller infantil
3 personas
Coordinar el taller infantil
4 personas
Reponer el material del taller
2 personas
Servir la cena
4 personas
Entregar comidas especiales
Retirar los platos de las mesas
3 personas
Coordinar la función de la noche
3 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Preparar el discurso de clausura
Rellenar las bebidas
2 personas
Despedirse de los artistas
2 personas
Seguimiento
Desmontar el área del público
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 140
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 3
- Percheroscant. 4
- Mesas de vestuariocant. 4
- Sillas del vestuariocant. 12
- Mostrador de check-in
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Estaciones de cargacant. 2
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
Decoración
- Paños decorativoscant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Atriles para programascant. 4
- Photowall
- Props para photowallcant. 20
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 6
- Bridascant. 100
- Alfombrillas para cablescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 160
- Cuencoscant. 60
- Cubiertoscant. 160
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Cucharonescant. 8
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
- Acumuladores de fríocant. 20
- Hervidor de aguacant. 2
- Cafeteracant. 2
- Placa de induccióncant. 2
- Sartenescant. 4
Material deportivo
- Mesas de tallercant. 6
- Tapetes de manualidadescant. 20
- Lápices de colorescant. 12
- Rotuladorescant. 12
- Papel para dibujarcant. 300
- Kits de maquillajecant. 6
- Espejos de manocant. 6
- Sombreros de teatrocant. 20
- Capas de teatrocant. 12
- Títeres de manocant. 12
- Accesorios de vestuariocant. 30
- Tarjetas de improvisacióncant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Señales pictográficascant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Pide a cada grupo sus necesidades técnicas y de vestuario al confirmar su actuación, como micrófonos, focos, proyector o mesas de vestuario. Deja al menos 7 días para revisar cables, regletas y compatibilidades.
- Cierra el programa antes de enviar la información al público y a los artistas. Reserva entre 15 y 20 minutos entre actuaciones para cambios de escenario, entradas y salidas de grupos.
- Asigna voluntarios por función y franja horaria, no solo por nombre. Para el check-in, el público y el escenario, prepara una lista con responsables y un sustituto para cada puesto al menos 3 días antes.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega el recuento al catering con 5 días de antelación. Enfría los alimentos frescos y separa las opciones especiales antes de que lleguen los grupos.
- El día anterior, despeja la zona del escenario, marca la distribución de la sala y deja preparados los programas, las tarjetas de nombre y el material técnico. Comprueba también las estaciones de carga y el portátil antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro juvenil?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, fijar las fechas e invitar a los grupos. Deja las últimas 2 semanas para confirmar actuaciones, cerrar inscripciones, publicar el programa y asignar voluntarios.
- ¿Cuándo hay que cerrar el programa del festival?
- Cierra el programa como mínimo 10 días antes del festival, cuando todas las actuaciones estén confirmadas. Así puedes imprimirlo, enviarlo al público y compartir con los artistas los horarios y las necesidades técnicas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de teatro juvenil?
- Calcula al menos 1 persona para el check-in, 1 para coordinar el escenario, 1 para atender a los grupos y 1 responsable técnico por cada franja de actividad. Añade 2 voluntarios de reserva si participan varios grupos o hay más de una sala.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering y las preferencias dietéticas?
- Recoge las preferencias dietéticas al abrir o gestionar las inscripciones y envía el número definitivo al catering 5 días antes. Haz la compra y enfría los alimentos frescos el día anterior, siguiendo las condiciones de conservación necesarias.
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