Jugendtheaterfestival organisieren: die praktische Checkliste
Ein Jugendtheaterfestival braucht mehrere Abläufe gleichzeitig: Spieltermine, eingeladene Theatergruppen, Anmeldungen, Technik und Betreuung. Plane zuerst Ort und Programm, danach Einladungen und Anmeldung. In den letzten zwei Wochen zählen bestätigte Auftritte, Helferpläne, Ernährungswünsche und technische Anforderungen. Am Veranstaltungstag verhindern klare Raumaufteilung, vorbereitete Namensschilder und ein besetzter Check-in-Schalter unnötige Wartezeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Spieltermine festlegen
2 Personen
Theatergruppen einladen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Programm veröffentlichen
Technikbedarf erfragen
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
Materialbestand überprüfen
2 Personen
Technik reservieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Publikumsinformationen mailen
Künstlerinfos mailen
Einkaufen gehen
2 Personen
Frische Lebensmittel kühlen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Check-in-Schalter einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht testen
2 Personen
Ton testen
2 Personen
Präsentationstisch aufstellen
2 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Letzte Proben begleiten
2 Personen
Publikumseingang öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Vorstellung begleiten
3 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Kinderworkshop vorbereiten
3 Personen
Kinderworkshop begleiten
4 Personen
Workshopmaterial auffüllen
2 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
Esstische abräumen
3 Personen
Abendvorstellung begleiten
3 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Schlusswort halten
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abschied von Künstlern nehmen
2 Personen
Nachbereitung
Publikumsbereich räumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 140
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 3
- KleiderständerAnz. 4
- UmkleidetischeAnz. 4
- UmkleidestühleAnz. 12
- Check-in-Schalter
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationsklicker
- LadestationenAnz. 2
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Dekoration
- Dekorative StoffeAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- Papier-WimpelkettenAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 4
- Fotowand
- Fotowand-PropsAnz. 20
- NamensschilderAnz. 150
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- KabelmattenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- TellerAnz. 160
- SchälchenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 160
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 20
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschineAnz. 2
- InduktionskochfeldAnz. 2
- PfannenAnz. 4
Sportmaterial
- WorkshoptischeAnz. 6
- BastelmattenAnz. 20
- BuntstifteAnz. 12
- StifteAnz. 12
- ZeichenpapierAnz. 300
- SchminksetsAnz. 6
- HandspiegelAnz. 6
- TheaterhüteAnz. 20
- TheaterumhängeAnz. 12
- HandpuppenAnz. 12
- KostümaccessoiresAnz. 30
- ImprovisationskartenAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- PiktogrammschilderAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Spieltermine fest, bevor du Einladungen verschickst. Frage jede Theatergruppe nach Auftrittsdauer, Aufbauzeit und Technikbedarf und bestätige den Auftritt anschließend schriftlich.
- Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor dem Festival auswerten kannst. So lässt sich die Cateringbestellung anpassen, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
- Plane die Technik nicht erst beim Aufbau. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Audiokabel, Verlängerungskabel, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand spätestens 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam mit einer verantwortlichen Person.
- Teile die Freiwilligen nach festen Zeitblöcken ein: Check-in, Bühnenbereich, Umkleiden, Technik und Catering. Eine schriftliche Einteilung für den gesamten Festivaltag verhindert, dass mehrere Helfer gleichzeitig an derselben Stelle stehen.
- Bereite Programmhefte, Namensschilder und Künstlerinformationen am Vortag vor. Räume den Bühnenbereich frei und baue die Raumaufteilung mit Check-in-Schalter, Umkleidetischen, Stühlen und Absperrpfosten vor Beginn vollständig auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Jugendtheaterfestival organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Ortsreservierung und den Spielterminen. Einladungen an Theatergruppen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Festival verschickt werden.
- Wann müssen die Auftritte beim Jugendtheaterfestival bestätigt werden?
- Bestätige die Auftritte spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Bitte dabei auch um Angaben zu Auftrittsdauer, Aufbauzeit und Technikbedarf, damit Programm und Ablauf belastbar sind.
- Wann sollte man die Cateringbestellung für ein Jugendtheaterfestival aufgeben?
- Gib die Cateringbestellung idealerweise 5 bis 7 Tage vorher auf, nachdem die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft wurden. Frische Lebensmittel sollten am Veranstaltungstag gekühlt und erst kurz vor der Ausgabe bereitgestellt werden.
- Wie viele Helfer braucht ein Jugendtheaterfestival?
- Plane mindestens eine Person für den Check-in, eine für die Technik, eine für den Bühnenbereich und eine für Catering oder Betreuung pro Schicht ein. Bei mehreren parallelen Auftritten oder mehr als 50 Gästen brauchst du zusätzliche Helfer für Umkleiden und Publikumswege.
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