Checklist voor een jeugdtheaterfestival organiseren
Een jeugdtheaterfestival vraagt om meer dan een podium en een programma. Je stemt meerdere theatergroepen, speeldata, vrijwilligers, techniek en publieksinformatie op elkaar af. Begin met de locatie en speeldata, leg daarna het programma vast en verzamel per groep de technische behoeften. In de laatste week draait het vooral om bevestigingen, draaiboeken, catering, materiaal en een duidelijke zaalindeling. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde regelt en welke details vaak te laat worden opgepakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Speeldata vastleggen
2 personen
Theatergroepen uitnodigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Programma publiceren
Techniekbehoeften opvragen
Cateringbestelling maken
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Techniek reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Publieksinformatie mailen
Artiesteninformatie mailen
Boodschappen doen
2 personen
Vers eten koelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Incheckbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht testen
2 personen
Geluid testen
2 personen
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Laatste repetities begeleiden
2 personen
Publieksentree openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Kinderworkshop klaarzetten
3 personen
Kinderworkshop begeleiden
4 personen
Workshopmateriaal aanvullen
2 personen
Avondeten uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
Eettafels afruimen
3 personen
Avondvoorstelling begeleiden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Slotwoord verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheid nemen van artiesten
2 personen
Nazorg
Publieksruimte leegruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 140
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 3
- Kapstokkenaantal 4
- Kleedkamertafelsaantal 4
- Kleedkamerstoelenaantal 12
- Incheckbalie
- Afzetpalenaantal 8
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatieklikker
- Oplaadstationsaantal 2
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Sfeerlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Decoratie
- Decoratieve doekenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Papieren vlaggenlijnenaantal 8
- Programmastandaardsaantal 4
- Fotowand
- Fotowandpropsaantal 20
- Naamkaartjesaantal 150
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
- Kabelmattenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Bordenaantal 160
- Kommetjesaantal 60
- Besteksetsaantal 160
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 12
- Koelelementenaantal 20
- Waterkokeraantal 2
- Koffiezetapparaataantal 2
- Inductiekookplaataantal 2
- Pannenaantal 4
Sportmateriaal
- Workshoptafelsaantal 6
- Knutselmattenaantal 20
- Kleurpotlodenaantal 12
- Stiftenaantal 12
- Tekenpapieraantal 300
- Schminksetsaantal 6
- Handspiegelsaantal 6
- Theaterhoedenaantal 20
- Theatercapesaantal 12
- Handpoppenaantal 12
- Kostuumaccessoiresaantal 30
- Improvisatiekaartenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Pictogrambordenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag technische behoeften per optreden vroeg op, zoals microfoons, audiokabels, podiumspots en aansluitingen. Reserveer speakers, mengpaneel en draadloze microfoons pas nadat je weet hoeveel groepen ze gebruiken.
- Open het aanmeldformulier ruim vóór de publiekscommunicatie en verwerk dieetwensen direct in één overzicht. Zo kun je de cateringbestelling maken zonder op het laatste moment ontbrekende gegevens na te vragen.
- Plan per vrijwilliger een duidelijke taak en tijdsblok, bijvoorbeeld incheckbalie, kleedkamer, zaal of techniek. Een festival met meerdere optredens heeft extra bezetting nodig tijdens wissels tussen groepen.
- Maak het draaiboek niet alleen digitaal: druk voor de festivaldag meerdere exemplaren af. Leg programmaboekjes, naamkaartjes, publieksinformatie en artiesteninformatie apart klaar bij de plekken waar ze nodig zijn.
- Controleer de zaalindeling en podiumzone uiterlijk de dag ervoor. Test laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat bezoekers binnenkomen; technische problemen kosten vooral tijd tussen optredens.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdtheaterfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, speeldata en uitnodigingen aan theatergroepen. Plan de definitieve techniek, vrijwilligersindeling en catering uiterlijk 2 weken voor het festival.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jeugdtheaterfestival?
- Reken minimaal op één coördinator, één of twee mensen bij de incheckbalie, begeleiding bij de kleedkamers en een aparte technische verantwoordelijke. Bij meerdere zalen of gelijktijdige optredens heb je per extra publieks- of speelzone minstens één extra vrijwilliger nodig.
- Wanneer moet ik de techniek voor jeugdtheatergroepen opvragen?
- Vraag de techniek direct na de bevestiging van elke groep op en verzamel alle antwoorden uiterlijk 4 weken voor de eerste speeldatum. Reserveer daarna apparatuur en plan een testmoment vóór de festivaldag.
- Wanneer moet ik catering voor een jeugdtheaterfestival bestellen?
- Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en maak de bestelling uiterlijk 7 dagen vooraf. Koel vers eten op tijd en controleer op de dag zelf of de hoeveelheden overeenkomen met het aantal deelnemers, artiesten en vrijwilligers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!