Checklist pour organiser un festival de théâtre jeunesse

Un festival de théâtre jeunesse demande un calendrier précis, car les compagnies, les inscriptions et la technique avancent en parallèle. Commencez par réserver le lieu et fixer les dates, puis confirmez les spectacles avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, recueillir les besoins alimentaires et techniques, publier le programme et préparer l’accueil. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel nécessaires, des loges à la régie en passant par le contrôle des inscriptions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer les dates de représentation
2 personnes
Inviter des troupes de théâtre
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Imprimer le déroulé
Publier le programme
Demander les besoins techniques
Passer commande de traiteur
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Réserver la technique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations au public par e-mail
Envoyer les informations sur les artistes par e-mail
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les aliments frais
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Installer la table de présentation
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Encadrer les dernières répétitions
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première représentation
3 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Installer l’atelier pour enfants
3 personnes
Encadrer l'atelier pour enfants
4 personnes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
Dégager les tables à manger
3 personnes
Animer la représentation du soir
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Libérer l’espace public
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 140
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Porte-manteauxqté 4
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Bureau d'enregistrement
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Tissus décoratifsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes en papierqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Mur photo
Accessoires pour le mur photoqté 20
Badges nominatifsqté 150
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 100
Passe-câblesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 160
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 160
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Plats de service avec couvercleqté 8
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 20
Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Plaque de cuisson à inductionqté 2
Casserolesqté 4

Matériel de sport

Tables d'atelierqté 6
Tapis de bricolageqté 20
Crayons de couleurqté 12
Marqueursqté 12
Papier à dessinqté 300
Kits de maquillageqté 6
Miroirs à mainqté 6
Chapeaux de théâtreqté 20
Capes de théâtreqté 12
Marionnettes à mainqté 12
Accessoires de costumeqté 30
Cartes d’improvisationqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Panneaux pictogrammesqté 12
Ruban de balisageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et bloquez les dates avant d’inviter les troupes : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les disponibilités, le programme et les conditions techniques.
Demandez les besoins techniques et alimentaires dès l’inscription des compagnies et du public. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la représentation pour éviter les commandes de dernière minute.
Prévoyez un poste d’enregistrement séparé de l’entrée principale, avec badges nominatifs, livrets de programme et une liste actualisée des inscrits. Deux bénévoles peuvent suffire pour l’accueil, mais ajoutez-en selon le nombre de séances simultanées.
Testez la régie au moins 2 heures avant l’ouverture des portes : haut-parleurs, microphones sans fil, câbles, rallonges, multiprises, vidéoprojecteur et éclairage de scène doivent être vérifiés avec les intervenants.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones : accueil, vestiaires, loges, salle et scène. Envoyez les consignes au public et les informations pratiques aux artistes 3 à 5 jours avant l’événement, puis imprimez un déroulé pour l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de théâtre jeunesse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, inviter les troupes, confirmer les prestations, ouvrir les inscriptions et réserver la technique sans précipitation.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de théâtre jeunesse ?: Ouvrez le formulaire dès que le programme et les dates sont suffisamment stabilisés, généralement 4 à 6 semaines avant les représentations. Fixez une date limite de réponse et relancez les inscrits 7 jours avant.
Quand réserver le traiteur et recueillir les besoins alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis passez la commande environ 7 jours avant le festival. Vérifiez ensuite le stock et refroidissez les aliments frais le jour prévu, selon les consignes de conservation.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Bloquez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer et tester les haut-parleurs, microphones, câbles, projecteurs et vidéoprojecteur. Ajoutez du temps si plusieurs troupes utilisent des configurations différentes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.