Cómo organizar un festival de teatro sin perder el control

Organizar un festival de teatro requiere coordinar programación, artistas, espacio, permisos y equipo técnico en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y después cierra el programa antes de anunciar nada al público. Los retrasos suelen aparecer al confirmar contratos, recopilar necesidades técnicas o preparar las rutas dentro del recinto. Este plan te ayuda a pasar de las decisiones principales a la ejecución, con tiempo para probar el sonido, imprimir el programa y repartir responsabilidades.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y lugar del festival
2
Definir el programa y los horarios de juego
2 personas
3
Contactar con los artistas
2 personas
4
Confirmar actuaciones y contratos
2 personas
5
Hacer reservas para la ubicación
6
Comprobar permisos y notificaciones
7
Reclutar voluntarios
2 personas
8
Asignar voluntarios a las tareas
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Anunciar el festival en línea
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Publicar información para el público
14
Imprimir folletos del programa
15
Recopilar información de los artistas
16
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
17
Reservar equipo técnico
18
Calcular las cantidades de catering
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Crear señalización y rutas
21
Preparar acreditaciones
2 personas
22
Ordenar los folletos del programa
2 personas
23
Comprobar la decoración
2 personas
24
Reunir los materiales
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Guardar los productos refrigerados en frío
2 personas
27
Preparar la compra de productos no perecederos
2 personas
28
Confirmar artistas y voluntarios
29
Comprobar el pronóstico del tiempo
30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Llevar materiales al lugar
4 personas
32
Limpiar el espacio del público
3 personas
33
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
34
Colocar mesas y sillas
5 personas
35
Montar el mostrador de información
2 personas
36
Montar las mesas de catering
3 personas
37
Colocar la decoración del escenario
3 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Conectar el equipo de sonido
2 personas
41
Probar los micrófonos
2 personas
42
Probar la iluminación
2 personas
43
Realizar el ensayo técnico
4 personas
44
Preparar los camerinos de los artistas
2 personas
45
Preparar la recepción de artistas
2 personas
46
Preparar aperitivos
4 personas
47
Enfriar las bebidas
2 personas
48
Montar el punto de café y té
2 personas
49
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
50
Montar el mostrador de registro
2 personas
51
Colocar los folletos del programa
2 personas
52
Comprobar las rutas de seguridad y evacuación
2 personas
53
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

54
Recibir a los artistas
2 personas
55
Dar la bienvenida al público
4 personas
56
Marcar las inscripciones
2 personas
57
Repartir folletos del programa
2 personas
58
Dar el discurso de apertura
59
Guiar la primera función
3 personas
60
Coordinar el cambio de público
3 personas
61
Coordinar la segunda función
3 personas
62
Servir café y té
3 personas
63
Servir aperitivos
3 personas
64
Rellenar las bebidas
2 personas
65
Acompañar la tercera función
3 personas
66
Servir la comida de los artistas
3 personas
67
Gestionar las preguntas del público
2 personas
68
Acompañar la cuarta función
3 personas
69
Atender el servicio de descanso y público
4 personas
70
Acompañar la quinta función
3 personas
71
Preparar el discurso de clausura
72
Guiar al público hacia la salida
3 personas
73
Servir la última ronda de bebidas
2 personas

Seguimiento

74
Desmontar el área del público
4 personas
75
Recoger la vajilla
3 personas
76
Guardar los restos refrigerados
2 personas
77
Clasificar residuos
3 personas
78
Desmontar mesas y sillas
5 personas
79
Retirar la decoración
3 personas
80
Apagar la técnica
2 personas
81
Empaquetar la técnica de forma segura
3 personas
82
Lavar la vajilla
3 personas
83
Limpiar los baños
2 personas
84
Limpiar los suelos
3 personas
85
Dejar el recinto listo para la entrega
3 personas
86
Devolver los materiales
3 personas
87
Devolver el material prestado
2 personas
88
Repartir las compras sobrantes
2 personas
89
Recoger objetos perdidos
90
Retirar la información para visitantes
2 personas
91
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
92
Recopilar material fotográfico y de vídeo
93
Recopilar las reclamaciones pendientes de pago
94
Recoger reacciones del público
95
Archivar fotos del festival
96
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 14
Mesas de cervezacant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Sillas del vestuariocant. 12
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Baterías de repuestocant. 24
Atril de presentación

Iluminación

Focos LED PARcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas de trabajocant. 4
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Pósteres de teatrocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Banderas del festivalcant. 8
Cintas de colorescant. 6
Mantelescant. 14
Ganchos para vestuariocant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas térmicascant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 12

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Dispensadores de bebidascant. 3
Cajas isotérmicascant. 6
Filtros de cafécant. 150
Servilletas de papelcant. 400
Palitos de madera para removercant. 200
Vasos de papelcant. 200
Bolsas de papel para snackscant. 250
Tarjetas de nombrecant. 40
Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Escobas de manocant. 4

Información

Listas de registrocant. 6
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 220
Folletos del programacant. 220
Portanombrescant. 50
Carteras para efectivocant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Vestuarios

Perchascant. 60
Espejoscant. 4
Percheroscant. 4
Toallascant. 20
Jarras de aguacant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los horarios antes de enviar invitaciones o publicar el festival. Deja al menos 2 semanas entre el cierre del programa y la comunicación pública para corregir cambios de última hora.
Pide a cada compañía sus requisitos técnicos y la información de sus artistas al confirmar el contrato. Haz la prueba de sonido y vídeo como mínimo 2 horas antes de la primera actuación, incluyendo micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables HDMI y adaptadores.
Asigna voluntarios por zonas y turnos, no solo por tarea. Para un festival de varias actuaciones, prepara al menos una persona para recepción, una para orientar al público y otra para coordinar camerinos durante cada bloque de 3 horas.
Calcula el catering después de gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Añade un margen del 10 % sobre el número confirmado y separa claramente las raciones del público, artistas y voluntarios para no quedarte corto durante el descanso.
Prepara la señalización y las acreditaciones antes del día del festival. Coloca carteles direccionales desde la entrada hasta la sala, camerinos, baños y catering, y deja listas las rutas al menos 1 hora antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánto tiempo hay que organizar un festival de teatro?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si participan varias compañías o necesitas reservar un espacio y equipo técnico. Intenta cerrar artistas, contratos y programa al menos 6 semanas antes, y dedica las últimas 2 semanas a voluntarios, catering, folletos y señalización.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica de un festival de teatro?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la primera función. Comprueba sonido, micrófonos inalámbricos, iluminación, portátil, conexiones HDMI, regletas y cables alargadores; guarda además baterías de repuesto y cinta gaffer en la zona técnica.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de teatro?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada función para recepción, 1 para orientar al público y 1 para apoyar a artistas y camerinos. Si hay más de 100 asistentes o varias salas, añade al menos 2 personas por turno para entradas, rutas y cambios de escenario.
¿Cuándo imprimir los folletos del programa?: Imprime los folletos cuando el programa, los horarios y la información de los artistas estén confirmados, normalmente entre 7 y 10 días antes. Reserva 2 días adicionales para revisar nombres, horarios y cambios antes de ordenar la tirada final.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.