Checklist para organizar un festival de escritores

Organizar un festival de escritores exige coordinar autores, moderadores, público, sesiones y muchos detalles técnicos. Esta checklist reúne 72 tareas y 77 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y cerrar el programa hasta preparar la mesa de libros y recibir a los asistentes. También contempla lo que suele quedarse para el último momento: confirmar reservas, imprimir acreditaciones, probar micrófonos y proyectores, y tener listas las bebidas y los aperitivos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Contactar a los autores
2 personas
Confirmar a los autores
2 personas
Asignar moderadores
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
2 personas
Publicar el programa en línea
Imprimir el programa
Publicar la ruta
Pedir el catering
2 personas
Comprobar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar la mesa de libros
2 personas
Imprimir información de los autores
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir la lista de inscripción
Probar la técnica
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar la sala de oratoria
3 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Colocar las acreditaciones
Preparar los micrófonos
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas

Evento

Recibir a los autores
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar la bienvenida
Moderación de la primera charla de autores
2 personas
Servir café y té
3 personas
Atender la mesa de libros
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Facilitar la segunda conversación con el escritor
2 personas
Coordinar la sala del taller
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Retirar las mesas del descanso
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar las lecturas literarias
2 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Entregar comidas especiales
Recoger platos y vasos
3 personas
Dirigir la conversación de cierre
2 personas
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver los libros restantes
Recopilar gastos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesascant. 18
Mesas altas tipo cóctelcant. 6
Mesa de registro
Mesas para libroscant. 4
Mesa de oradorescant. 2
Atrilescant. 2
Percheroscant. 3
Manteleríacant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Baterías de repuestocant. 16
Memorias USBcant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 160
Vasoscant. 220
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharillas de cafécant. 160
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Cajitas de libroscant. 12
Decoración de mesacant. 12
Carteles para la mesa de libroscant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Paredes para fotoscant. 2
Portapapelescant. 6
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 12
Arreglos floralescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 6
Lámparas de escritoriocant. 4

Oficina

Credencialescant. 180
Portabadgescant. 180
Folletos del programacant. 180
Papel de impresión A4cant. 2
Bolígrafoscant. 30
Portalápicescant. 6
Bloc de notascant. 30
Rotuladorescant. 24
Pegatinas con nombrecant. 200
Cinta adhesivacant. 6
Grapadorascant. 3
Llavero para taquillascant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Spray desinfectantecant. 4
Cepillos para fregarcant. 4
Rejillas de escurridocant. 4
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de publicar las inscripciones: necesitas saber qué autores participan, quién modera cada sesión y qué necesidades técnicas tiene cada intervención.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y pásalas al catering con antelación. Vuelve a comprobar el número final de asistentes antes de confirmar el pedido.
Haz una prueba técnica completa, no solo una comprobación de encendido: prueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, el portátil, el proyector y todos los cables y regletas.
Prepara la recepción antes de que llegue el primer invitado: coloca la mesa de registro, imprime la lista de inscripción, prepara las tarjetas de identificación y deja visible la ruta del recinto.
Reserva tiempo para montar la mesa de libros y la información de los autores. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir las puertas, para que el equipo no abandone la recepción durante la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de escritores?: Empieza al menos 8-12 semanas antes para fijar fecha y lugar, contactar a los autores y elaborar el programa. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, catering, técnica e impresos.
¿Cuándo hay que confirmar a los autores de un festival literario?: Contacta con los autores cuando tengas fecha, lugar y una propuesta de programa. Pide una confirmación definitiva entre 4 y 6 semanas antes, junto con sus necesidades técnicas y de desplazamiento.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para un festival de escritores?: Calcula un micrófono por persona que intervenga al mismo tiempo: por ejemplo, tres para dos autores y un moderador. Ten al menos una batería de repuesto por micrófono inalámbrico y prueba el sistema el mismo día.
¿Cuándo se imprime el programa y la lista de inscripción?: Publica el programa en línea cuando el horario y los participantes estén confirmados, normalmente 2-3 semanas antes. Imprime el programa y la lista de inscripción después del cierre o de la última actualización, idealmente 1-2 días antes.

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