Checklist voor een goed georganiseerd schrijversfestival

Een schrijversfestival vraagt om meer dan auteurs en een programma. Je regelt ook moderatoren, technische wensen, aanmeldingen, boekentafels, catering en duidelijke informatie voor bezoekers. Begin met datum en locatie, werk daarna via programma en bevestigingen naar de uitvoering. In de laatste week controleer je reserveringen, print je lijsten en auteursinformatie en test je alle techniek. Zo voorkom je dat een ontbrekende microfoon, onduidelijke dieetwens of lege boekentafel op de dag zelf voor vertraging zorgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Auteurs benaderen
2 personen
Auteurs bevestigen
2 personen
Moderatoren vastleggen
2 personen
Technische wensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Programma online zetten
Programma laten drukken
Routebeschrijving publiceren
Catering bestellen
2 personen
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boekentafel voorbereiden
2 personen
Auteursinformatie printen
Naambadges maken
2 personen
Aanmeldlijst printen
Techniek testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes nalopen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Spreekruimte inrichten
3 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Naambadges klaarleggen
Microfoons klaarzetten
2 personen
Presentaties controleren
2 personen

Event

Auteurs ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Eerste schrijversgesprek begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Boekentafel bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede schrijversgesprek begeleiden
2 personen
Workshopruimte begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzetafels afruimen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Literaire voordrachten begeleiden
2 personen
Dinerbuffet uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
Borden en glazen ophalen
3 personen
Slotgesprek begeleiden
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boeken teruggeven
Onkosten verzamelen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Tafelsaantal 18
Hoge statafelsaantal 6
Registratietafel
Boekentafelsaantal 4
Spreektafelaantal 2
Lessenaarsaantal 2
Kapstokkenaantal 3
Tafellinnenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 16
USB-sticksaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 160
Glazenaantal 220
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffielepelsaantal 160
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Decoratie

Boekenkistjesaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Boekentafelbordenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Fotowandenaantal 2
Klembordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-spotsaantal 6
Bureaulampenaantal 4

Kantoor

Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Programmafoldersaantal 180
A4-printpapieraantal 2
Balpennenaantal 30
Pennenbakjesaantal 6
Notitieblokkenaantal 30
Stiftenaantal 24
Naamstickersaantal 200
Plakbandaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Sleutelhangers voor kluisjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende sprayaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Afdruiprekkenaantal 4
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg auteurs en moderatoren eerst definitief vast voordat je het programma publiceert. Verzamel per auteur meteen bio, portret, titelgegevens en technische wensen, zodat je niet vlak voor het festival nog informatie moet najagen.
Plan het aanmeldproces met vaste momenten: publiceer het formulier uiterlijk enkele weken vooraf en verwerk nieuwe aanmeldingen minimaal twee keer per week. Vraag direct naar dieetwensen en stuur na bevestiging de routebeschrijving en praktische informatie mee.
Controleer de zaalindeling niet alleen op stoelen, maar ook op registratie, boekentafels, statafels, kapstokken en zichtlijnen naar het projectiescherm. Houd doorgangen vrij en test of de spreektafel, lessenaars en microfoonstandaards passen zonder het podium te blokkeren.
Doe de techniek een volledige test vóór de festivaldag. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer, projectiescherm en aansluitingen; leg verlengkabels, stekkerdozen, gaffer tape en reservebatterijen op één vaste plek.
Maak voor de opbouw een korte controle op basis van de aanmeldlijst, auteursinformatie, badges, programma’s, boekentafel en catering. Zet dranken pas vlak voor ontvangst koud en bereid hapjes zo dat ze niet tijdens de eerste sessie nog moeten worden afgewerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schrijversfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en auteurs. Verstuur uitnodigingen en publiceer het aanmeldformulier zodra de eerste onderdelen definitief zijn; plan de laatste bevestigingen en technische test in de laatste 2 weken.
Wat moet ik regelen voor de techniek van een schrijversfestival?: Controleer minimaal 1 keer vooraf alle microfoons, standaards, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en het projectiescherm. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen, gaffer tape, USB-sticks en reservebatterijen klaar en wijs 1 persoon aan die tijdens het programma aanspreekbaar is.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een schrijversfestival?: Verstuur de uitnodigingen idealiter 8 tot 12 weken vóór het festival. Zet het programma online zodra auteurs en moderatoren bevestigd zijn en stuur geregistreerde bezoekers uiterlijk 1 week vooraf hun bevestiging, routebeschrijving en praktische informatie.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een schrijversfestival?: Bestel de catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en tel dieetwensen afzonderlijk mee. Houd uiterlijk 1 week vooraf de reserveringen en boodschappenlijst aan, en controleer op de dag zelf of koffiezetapparaten, kopjes, glazen, borden, bestek en serveerschalen compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.