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Schriftstellerfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schriftstellerfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Autoren müssen rechtzeitig zusagen, das Programm muss vor der Anmeldung feststehen und die Technik darf nicht erst am Veranstaltungstag geprüft werden. Plane zuerst Datum, Ort und Programm, danach Einladungen, Anmeldeformular und Catering. In den letzten Tagen zählen gedruckte Unterlagen, Namensschilder, Sitzordnung und ein vollständiger Techniktest. Die Checkliste bündelt 72 Aufgaben und 77 benötigte Dinge für die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Autoren kontaktieren

    2 Personen

  • Autoren bestätigen

    2 Personen

  • Moderatoren festlegen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Programm online stellen

  • Programm drucken lassen

  • Wegbeschreibung veröffentlichen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Reservierungen prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Büchertisch vorbereiten

    2 Personen

  • Autoreninformationen drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeliste drucken

  • Technik testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räumlichkeiten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Sprecherraum einrichten

    3 Personen

  • Büchertisch einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Mikrofone bereitstellen

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

Event

  • Autoren empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Erstes Autorengespräch moderieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Büchertisch betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweites Autorengespräch moderieren

    2 Personen

  • Workshopraum betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pausentische abräumen

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Literarische Lesungen betreuen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet ausgeben

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

  • Teller und Gläser abholen

    3 Personen

  • Abschlussgespräch begleiten

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

  • Dankesrede halten

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Bücher zurückgeben

  • Ausgaben sammeln

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 160
  • TischeAnz. 18
  • Hohe StehtischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • BüchertischeAnz. 4
  • RednertischAnz. 2
  • PulteAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 3
  • TischwäscheAnz. 12

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 16
  • USB-SticksAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 160
  • GläserAnz. 220
  • Dinner-TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeelöffelAnz. 160
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierbesteckAnz. 20

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ScherenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • GeschirrtücherAnz. 12

Dekoration

  • BücherkistenAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 12
  • Büchertisch-SchilderAnz. 4
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • FotowändeAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 4
  • KreidestifteAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 6
  • SchreibtischlampenAnz. 4

Büro

  • NamensschilderAnz. 180
  • BadgehalterAnz. 180
  • ProgrammhefteAnz. 180
  • A4-DruckpapierAnz. 2
  • KugelschreiberAnz. 30
  • StiftehalterAnz. 6
  • NotizblöckeAnz. 30
  • StifteAnz. 24
  • NamensaufkleberAnz. 200
  • KlebebandAnz. 6
  • TackerAnz. 3
  • Schlüsselanhänger für SpindeAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionssprayAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 4
  • AbtropfgitterAnz. 4
  • WäschekörbeAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort fest, bevor du Autoren anschreibst. Sammle dabei direkt technische Anforderungen wie Mikrofone, Beamer und Projektionsleinwand, damit Zusagen nicht später an fehlender Ausstattung scheitern.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 4 bis 6 Wochen vorher. Frage dort auch Ernährungswünsche ab und bestätige Anmeldungen laufend, statt am Vortag eine ungeprüfte Liste zu erstellen.
  • Bestelle das Catering erst nach dem Anmeldeschluss und prüfe die Reservierungen anschließend gegen die erfassten Ernährungswünsche. Plane zusätzlich Getränke und Snacks für Aufbau, Pausen und Helfer ein.
  • Drucke Programm, Autoreninformationen, Anmeldeliste und Namensschilder spätestens 2 Tage vor dem Festival. Lege diese Unterlagen am Registrierungstisch bereit und halte Wegbeschreibung sowie Programm online aktuell.
  • Teste die komplette Technik am Vortag mit Laptop, Mischpult, Lautsprechern, Funkmikrofonen und Beamer. Lege Verlängerungskabel, Gaffer Tape, Ersatzbatterien und USB-Sticks griffbereit, statt sie erst während des Einlasses zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schriftstellerfestival organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Autorenanfragen. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte das Programm für ein Schriftstellerfestival online sein?
Stelle das vorläufige Programm online, sobald die Autoren und Moderatoren bestätigt sind – idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Drucke die endgültige Fassung erst 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Schriftstellerfestival?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Berücksichtige zusätzlich Kaffee für Pausen sowie Wasser für Autoren und Moderatoren.
Wann soll ich die Technik für ein Schriftstellerfestival testen?
Führe den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und plane dafür 60 bis 90 Minuten ein. Prüfe jedes Mikrofon, den Laptop, Beamer, Lautsprecher, Kabel und Ersatzbatterien mit dem tatsächlichen Ablauf.

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