Checklist pour organiser un festival des écrivains

Un festival des écrivains demande de coordonner les auteurs, les modérateurs, le programme et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les invitations, les inscriptions et la logistique technique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les réservations, préparer les badges, installer les livres et tester les micros. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Contacter les auteurs
2 personnes
Confirmer les auteurs
2 personnes
Confirmer les modérateurs
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Mettre le programme en ligne
Faire imprimer le programme
Publier l’itinéraire
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer la table de livres
2 personnes
Imprimer les informations de l'auteur
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des inscrits
Tester la technique
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Faire le tour des espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l'espace de prise de parole
3 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer les microphones
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes

Événement

Accueillir les auteurs
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer le premier échange avec les auteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Tenir la table de livres
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le deuxième entretien d’auteurs
2 personnes
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Débarrasser les tables de pause
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Accompagner les lectures littéraires
2 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
Récupérer les assiettes et les verres
3 personnes
Animer l’entretien de clôture
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rendre les livres restants
Rassembler les frais
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tablesqté 18
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Tables à livresqté 4
Table de prise de paroleqté 2
Pupitresqté 2
Porte-manteauxqté 3
Nappesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 16
Clés USBqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 160
Verresqté 220
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 160
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Torchonsqté 12

Décoration

Caisses à livresqté 12
Décoration de tableqté 12
Panneaux de table de livresqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Murs photoqté 2
Presse-papiersqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 12
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 6
Lampes de bureauqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Brochures du programmeqté 180
Papier d'impression A4qté 2
Stylos à billeqté 30
Pots à stylosqté 6
Blocs-notesqté 30
Marqueursqté 24
Étiquettes nominativesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Agrafeusesqté 3
Porte-clés pour casiersqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 4
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter les auteurs : prévois ensuite au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants, établir le programme et ouvrir les inscriptions.
Demande les besoins techniques et alimentaires dès l’invitation. Relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant le festival afin d’éviter les changements de dernière minute.
Publie le formulaire d’inscription dès que le programme est suffisamment stable, puis confirme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Imprime aussi une liste actualisée des inscrits pour l’accueil.
Teste les microphones sans fil, les haut-parleurs, l’ordinateur et le vidéoprojecteur au moins la veille. Vérifie les rallonges, multiprises, piles de rechange et le ruban gaffer avant l’arrivée du public.
Prépare la table de livres, les informations sur les auteurs et les badges le jour précédent. Mets les boissons au frais et prépare les en-cas 2 à 3 heures avant le début, avec les tasses, verres et assiettes accessibles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival des écrivains ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter les auteurs, construire le programme, ouvrir les inscriptions et régler la technique.
Quand confirmer les auteurs d’un festival des écrivains ?: Demande une première réponse 6 à 8 semaines avant l’événement, puis confirme définitivement les auteurs environ 3 semaines avant. Vérifie à ce moment leurs horaires, besoins techniques et contraintes alimentaires.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Fais un premier test la veille, puis une vérification complète 2 à 3 heures avant l’ouverture. Teste chaque microphone, les haut-parleurs, la projection, les câbles et les piles de rechange.
Quand préparer les badges et la liste des inscrits ?: Prépare les badges et imprime la liste des inscrits 1 à 2 jours avant le festival. Garde une version actualisée le matin même pour intégrer les dernières confirmations ou désistements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.