Checklist para organizar un concierto de orquesta de cuerdas

Organizar un concierto de orquesta de cuerdas exige coordinar músicos, repertorio, sala y público en un orden concreto. Esta checklist reúne 79 tareas y 72 elementos para que no llegues tarde con las partituras, la reserva del recinto o el catering. Empieza cerrando la fecha y la plantilla de la orquesta; después confirma director, solistas y programa. En los últimos días, comprueba accesos, sillas, atriles, iluminación, recepción y bebidas antes de abrir las puertas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar del concierto
2 personas
Confirmar la plantilla de la orquesta
Definir el repertorio y el programa
2 personas
Confirmar al director y a los solistas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer una reserva de la sala de ensayo
Confirmar la reserva del recinto del concierto
Preparar el programa y las indicaciones de ruta
2 personas
Imprimir los programas
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Comprobar la lista de visitantes
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los programas
2 personas
Guardar el catering no perecedero
2 personas
Preparar las partes del orquesta
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Limpiar el suelo del escenario
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar las sillas de la orquesta
3 personas
Colocar los atriles
3 personas
Colocar el atril del director
2 personas
Colocar las partituras en los atriles
3 personas
Montar el espacio para instrumentos
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colocar los programas en la entrada
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colocar señales de aparcamiento y ruta
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Recibir a la orquesta
2 personas
Descargar los instrumentos con seguridad
4 personas
Realizar un breve ensayo de la orquesta
20 personas

Evento

Abrir la recepción del público
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
Anunciar el concierto
Interpretar la primera parte del concierto
20 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el catering del descanso
4 personas
Servir café y té
2 personas
Realizar la segunda parte del concierto
20 personas
Recibir preguntas del público
Anunciar el programa de la noche
Realizar el concierto de la noche
20 personas
Reponer bebidas y aperitivos
3 personas
Servir la bebida para los artistas
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Empacar instrumentos
4 personas
Recoger atriles de música
3 personas
Guardar piezas y soportes
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las mesas de catering
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Apilar las sillas del público
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Sacar los contenedores de residuos al exterior
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el material sobrante
2 personas
Comprobar facturas impagadas
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 100
Sillas de orquestacant. 24
Mesas de cateringcant. 4
Mesa de recepción
Mesas de vestuariocant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Atriles de músicacant. 24
Atril del director
Taburete de piano
Metrónomocant. 2
Lámparas de atril para partiturascant. 12
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Soporte de micrófono
Micrófono de mano
Altavoz Bluetooth

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 3

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Cucharillascant. 80
Platos de postrecant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6
Jarras de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Mantelescant. 8
Cartel de entrada
Atriles para programascant. 3
Señales de rutacant. 6
Plantascant. 6
Carteles para vestuarioscant. 3

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6
Etiquetas para papelerascant. 12

Organización

Tarjetas de nombrecant. 30
Bolígrafoscant. 12
Portapapelescant. 4
Carpetas con la lista de visitantescant. 3
Pulserascant. 120
Programascant. 120
Cinta de papelcant. 6
Cinta de pintorcant. 4
Imperdiblescant. 2

Seguridad

Linternascant. 4
Conoscant. 12
Señales de salida de emergenciacant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Manta ignífuga

Instrumentos

Reservar cuerdas de violíncant. 4
Arcos de repuesto para viola altocant. 2
Cuerdas de repuesto para violonchelocant. 2
Resinacant. 8
Diapasonescant. 2
Soportes para instrumentoscant. 6
Taburete de piano

Ropa

Perchascant. 60
Fundas para ropacant. 12

Consejos

Cierra la sala de concierto y la sala de ensayo con varias semanas de margen. La reserva del ensayo suele olvidarse y necesitas tiempo para probar el programa completo antes del concierto.
Confirma la plantilla de la orquesta antes de preparar las partes. Cuenta con precisión sillas de orquesta, atriles, lámparas de atril y tomas eléctricas para cada músico.
No dejes el programa para el último día: prepara las indicaciones de ruta, revisa la lista de visitantes e imprime los programas cuando el repertorio y los nombres del director y los solistas estén confirmados.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y de las preferencias dietéticas recogidas. Prepara con antelación el material no perecedero y deja listas las máquinas de café, termos, tazas, vasos y bandejas.
Reserva tiempo para el montaje y la apertura del recinto. Recoge las llaves, ventila las salas, limpia el suelo del escenario y comprueba cables, regletas, micrófono, altavoz y focos antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de orquesta de cuerdas?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, recinto, plantilla, director, solistas y repertorio. Deja la última semana para imprimir programas, confirmar visitantes, comprar el catering y revisar el montaje.
¿Cuándo debo confirmar el repertorio y preparar las partituras?: Confirma el repertorio y el programa como mínimo 6 semanas antes. Prepara y revisa las partes de la orquesta después de cerrar la plantilla, idealmente 2 o 3 semanas antes del concierto.
¿Qué hay que comprobar el día del concierto?: Entre 3 y 4 horas antes, recoge las llaves, abre y ventila el recinto, limpia el escenario y coloca sillas, atriles, iluminación y recepción. Antes de abrir las puertas, revisa la lista de visitantes y prueba el equipo de sonido.
¿Cuánto catering necesito para un concierto de orquesta?: Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes, músicos y equipo, separando las preferencias dietéticas. Para una pausa de aproximadamente 1 hora, cuenta al menos 2 bebidas por persona y añade un margen del 10 %.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.