Checklist para organizar un Concierto de Año Nuevo
Un Concierto de Año Nuevo combina la precisión de un concierto con la logística de una recepción. Este plan reúne 73 tareas y 77 elementos para avanzar desde la fecha y el programa hasta la apertura del recinto. La parte que más se retrasa suele ser la coordinación entre músicos, equipo técnico, catering e invitados. También encontrarás el montaje de sillas, escenario, mesas, iluminación, instrumentos y servicio de bebidas para que el día del concierto no dependa de decisiones improvisadas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar músicos
2 personas
Reservar equipo técnico
Concertar acuerdos de catering
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Hacer la lista definitiva de invitados
Imprimir programa y guion
Preparar las partituras musicales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar la ropa y el material
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Preparar los instrumentos musicales
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Instalar el equipo de iluminación
3 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Montar los puntos de bebidas
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los programas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera parte del concierto
2 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
Preparar el bufé de cena
5 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Anunciar el momento de Año Nuevo
Servir brindis
4 personas
Coordinar el concierto de clausura
2 personas
Servir la última ronda
3 personas
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Terminar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
3 personas
Guardar los restos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Informar a los proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Sillas de conciertocant. 120
- Mesas bistrocant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Percheroscant. 4
- Taburetescant. 8
Vajilla
- Platos de cenacant. 130
- Platos de postrecant. 130
- Tazas de cafécant. 130
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 130
- Copas de champáncant. 130
- Juegos de cubiertos para cenacant. 130
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Atrilescant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 10
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 12
- Filtros de luzcant. 8
Decoración
- Globos de Año Nuevocant. 100
- Guirnaldas doradascant. 12
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Portavelascant. 12
- Velas LEDcant. 24
- Photowall
- Cartel de bienvenida
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Bandejas de servircant. 18
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de aguacant. 12
Catering
- Compras
- Dispensadores de bebidascant. 6
- Botellas térmicascant. 6
- Platos de buffetcant. 8
- Etiquetas de alimentoscant. 40
- Tarjetas de alérgenoscant. 40
- Bandejas de servircant. 18
- Jarrascant. 12
- Bandejas de barcant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
- Toallascant. 20
Organización
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Pulserascant. 150
- Juego de bolígrafoscant. 6
- Portapapelescant. 6
- Folletos del programacant. 150
- Números de guardarropacant. 150
- Carteles de señalizacióncant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 100
- Sets de tijerascant. 4
- Baterías de repuestocant. 24
- Baterías externascant. 4
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Puentes de cablecant. 8
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, el programa, el recinto y los músicos antes de enviar invitaciones. Si uno de estos cuatro puntos cambia después, tendrás que corregir horarios, aparcamiento, catering y el guion.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y prepara la lista definitiva de invitados antes de encargar la comida. Hazlo con varios días de margen para que el catering pueda ajustar cantidades y menús.
- Prueba el sistema de sonido y la iluminación antes de que lleguen los invitados: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, cables, focos y regletas deben quedar conectados y seguros.
- Reserva tiempo específico para el montaje del escenario. Primero despeja el espacio, coloca las piezas del escenario y las sillas, y después prepara atriles e instrumentos para no tener que moverlos con el público dentro.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir el recinto. Deja listas las copas de vino y champán, los vasos de agua, la vajilla y los cubiertos para que el equipo pueda recibir a los invitados mientras comienza el concierto.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Concierto de Año Nuevo?
- Envíalas al menos 3 o 4 semanas antes del concierto. Así tendrás tiempo para gestionar inscripciones, recoger preferencias dietéticas, enviar la información de aparcamiento y cerrar la lista definitiva de invitados.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un Concierto de Año Nuevo?
- Reserva como mínimo 3 horas para abrir el recinto, ventilar, despejar el escenario, colocar sillas y mesas, montar el equipo, preparar la iluminación y disponer los instrumentos. Añade una prueba técnica antes de la llegada del público.
- ¿Qué equipo de sonido hace falta para un Concierto de Año Nuevo?
- El plan contempla altavoces de PA, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, cajas DI, cables de instrumentos, alargadores, regletas y alfombrillas para cables. Comprueba cada conexión y el nivel de sonido antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo se prepara el catering y se enfrían las bebidas?
- Haz la compra y confirma el catering con antelación, y reserva las últimas 2 horas antes de abrir para enfriar bebidas, preparar aperitivos y organizar platos, cubiertos, vasos y copas. Mantén separadas las opciones dietéticas identificadas durante las inscripciones.
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