Checklist pour organiser un cours d’intégration
Un cours d’intégration demande plus qu’une salle et un intervenant. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, préparer les supports et vérifier la technique avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 46 tâches et 45 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, depuis les invitations jusqu’à l’enregistrement des présences. Elle couvre aussi l’installation des tables, des chaises, du matériel pédagogique et de l’accueil café.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la salle de cours
Confirmer l'intervenant
Définir le programme
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Faire la liste des présences
Sélectionner le matériel pédagogique
Commander les cahiers d’exercices
Préparer les feuilles de travail
Imprimer les feuilles de travail
Créer les badges nominatifs
Tester la présentation
Acheter le catering
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Vérifier l’espace
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher la technique
Préparer le matériel pédagogique
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer le café et le thé
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter le programme de la formation
Encadrer le premier bloc de cours
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer le deuxième bloc de cours
2 personnes
Servir le repas
3 personnes
Encadrer le troisième bloc de cours
2 personnes
Encadrer la mission pratique
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Distribuer les rendez-vous de suivi
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
Nettoyer la salle de cours
2 personnes
Trier les matériaux
Rassembler les objets perdus
Ranger la nourriture restante du catering
Restituer le matériel emprunté
Informer les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 28
- Table des enseignants
- Porte-manteau
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Câbles HDMIqté 2
- Multiprisesqté 3
- Rallongesqté 3
- Cliqueur de présentation
Matériel pédagogique
- Cahiers d’intégration civiqueqté 25
- Dictionnaires de langueqté 6
- Jeux de cartes d'entraînementqté 5
- Dossiers de formationqté 25
- Formulaires de présenceqté 3
Bureau
- Blocs-notesqté 28
- Stylos à billeqté 35
- Crayonsqté 30
- Badges nominatifsqté 30
- Bloc de paperboardqté 2
- Marqueurs pour tableau blancqté 3
- Marqueursqté 2
- Post-itqté 6
- Ruban adhésifqté 3
- Ciseauxqté 6
Vaisselle
- Tassesqté 30
- Verres à boireqté 30
- Assiettesqté 30
- Couvertsqté 30
- Cuillères à caféqté 30
- Carafeqté 3
- Plateaux de serviceqté 3
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 3
- Petits bolsqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Bac à vaisselle
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Balai
- Balayette et pelle
- Serviettesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par les invitations et fixe une date limite d’inscription : garde ensuite une liste à jour des participants et de leurs besoins alimentaires. Cela évite de découvrir le jour même qu’un repas ou une place manque.
- Confirme l’intervenant avant de finaliser le programme, puis teste la présentation sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les câbles HDMI au moins 24 heures à l’avance.
- Prépare les supports en comptant une série complète par participant : cahier d’exercices, dossier de formation, feuilles de travail, bloc-notes et stylo. Imprime les feuilles avant d’emballer le matériel.
- Installe la salle avant l’accueil : tables, chaises, table de l’enseignant, porte-manteau et matériel pédagogique. Prévois aussi les rallonges, multiprises et câbles nécessaires pour éviter une installation improvisée.
- Mets les boissons au frais et prépare le café et le thé avant l’arrivée du groupe. Place les badges nominatifs et les formulaires de présence à l’entrée afin de pouvoir accueillir les participants sans créer de file.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un cours d’intégration ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant le cours. Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la séance pour avoir le nombre de participants, les besoins alimentaires et le matériel à préparer.
- Quel matériel prévoir pour un cours d’intégration ?
- Prévois un support pédagogique complet par participant, avec cahier, dossier, feuilles de travail, bloc-notes et stylo. Pour la présentation, vérifie au minimum l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les multiprises.
- Quand préparer la salle de cours ?
- Fais la vérification de l’espace la veille et installe les tables, les chaises et le matériel le jour même, idéalement 60 à 90 minutes avant l’accueil. Ce délai laisse le temps de brancher la technique et de corriger un problème de disposition.
- Comment gérer les présences le jour du cours ?
- Place les formulaires de présence à l’entrée et enregistre chaque participant au moment de son arrivée. Mets à jour la liste finale après l’accueil afin de conserver un décompte fiable, y compris pour les absences ou arrivées tardives.
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