Checklist para organizar un Congreso de Psicología

Organizar un Congreso de Psicología exige coordinar ponentes, salas, inscripciones y equipos sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 76 tareas y 63 materiales, desde fijar la fecha y reservar el recinto hasta imprimir acreditaciones y revisar la técnica. Trabaja por fases: primero cierra el lugar y el programa, después gestiona asistentes y ponentes, y termina con las comprobaciones operativas. Así sabrás qué debe estar confirmado y cuándo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del congreso
2 personas
Reservar el recinto y las salas
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Crear formulario de inscripción
Configurar la información de pago
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los ponentes
Recibir presentaciones
Definir el programa final
2 personas
Pedir el catering
Comprobar la técnica
2 personas
Diseñar acreditaciones
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Crear la ruta y la señalización
Enviar briefing a los ponentes
Programar voluntarios
2 personas
Imprimir acreditaciones y programa
2 personas
Recopilar las presentaciones
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Recordar a los participantes
Preparar el catering
3 personas
Comprobar la distribución de la sala
2 personas
Instruir al equipo de montaje
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Informar al equipo de registro
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar a los ponentes
Coordinar presentaciones
2 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Recoger las tazas usadas
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Moderación del panel de debate
2 personas
Pasar los micrófonos
2 personas
Atender el cóctel de networking
3 personas
Recopilar las últimas preguntas
Anunciar el cierre
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Desconectar el equipo de presentación
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Limpiar las salas
4 personas
Retirar la señalización
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recopilar gastos
Enviar mensaje de agradecimiento
Poner las presentaciones a disposición
Revisar las facturas
Archivar la lista de participantes
Guardar archivos de foto y video
Enviar certificados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas plegablescant. 12
Mesas para ponentescant. 2
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 130
Copas de vinocant. 130
Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 12
Pinzas para buffetcant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 120
Arreglos floralescant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 4
Rótulos con nombres de ponentescant. 8
Pizarras de registrocant. 2

Oficina

Credencialescant. 130
Cordones para acreditacionescant. 130
Folletos del programacant. 130
Bloc de notascant. 130
Bolígrafoscant. 150
Papel A4cant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Portalápicescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de microfibracant. 12
Cubetas para lavarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva el recinto y las salas antes de abrir las inscripciones: necesitas conocer aforo, distribución, horarios de montaje y disponibilidad de proyector, pantallas y micrófonos.
Cierra el programa provisional con varias semanas de margen y pide las presentaciones antes de la fecha del congreso. Así puedes probar cada portátil, cable HDMI, adaptador y pulsador de presentación.
Envía el formulario de inscripción junto con la información de pago y añade una fecha límite para recoger preferencias dietéticas. Comunica el número final al catering con tiempo suficiente para ajustar comidas y bebidas.
Prepara acreditaciones, programa, ruta y señalización antes del día del evento. Comprueba la lista de participantes al menos una vez el día anterior y deja las mesas de inscripción listas para recibir asistentes desde la apertura.
Haz una prueba técnica completa en cada sala, no solo una prueba del proyector. Revisa micrófonos inalámbricos, regletas, cables alargadores, baterías externas y memorias USB, y asigna voluntarios a recepción, salas y apoyo a ponentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un Congreso de Psicología?: Empieza la planificación al menos 4 meses antes si habrá varias salas y ponentes externos. Reserva el recinto y contacta con los ponentes durante las primeras 2 semanas; deja las últimas 2 semanas para confirmar asistentes, catering y técnica.
¿Cuándo hay que cerrar el programa de un congreso de psicología?: Cierra una versión provisional entre 8 y 10 semanas antes para publicarla con las inscripciones. La versión final debería estar lista 2 semanas antes, cuando ya puedas confirmar ponentes, horarios, salas y presentaciones.
¿Cuándo pedir el catering para un congreso?: Solicita presupuestos y disponibilidad al menos 6 semanas antes. Comunica el número definitivo de asistentes y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes, según el plazo del proveedor.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a un congreso?: El día anterior revisa la lista de participantes, acreditaciones, programas, señalización y materiales de cada sala. Haz una prueba técnica de 60 a 90 minutos por sala y confirma que los ponentes y voluntarios conocen sus horarios.

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