Organiser un congrès de psychologie sans rien oublier

Un congrès de psychologie demande une coordination précise entre le lieu, les intervenants, les inscriptions et la technique. Commence par fixer la date et réserver les salles, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les présentations, les besoins alimentaires, les badges et le matériel audiovisuel. Cette checklist regroupe les 76 tâches et 63 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du congrès
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Configurer les informations de paiement
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Finaliser le programme
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la technique
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Créer l’itinéraire et la signalisation
Envoyer le briefing des intervenants
Planifier les bénévoles
2 personnes
Imprimer les badges et le programme
2 personnes
Rassembler les présentations
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rappeler les participants
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les intervenants
Animer les présentations
2 personnes
Animer les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Rassembler les tasses usagées
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Préparer les amuse-bouches
3 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Organiser le cocktail networking
3 personnes
Recueillir les dernières questions
Annoncer la clôture
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Débrancher le matériel de présentation
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les frais
Envoyer un message de remerciement
Mettre les présentations à disposition
Vérifier les factures
Archiver la liste des participants
Enregistrer les fichiers photo et vidéo
Envoyer les certificats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 12
Tables des intervenantsqté 2
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 130
Verres à vinqté 130
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pinces à buffetqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Porte-nomsqté 120
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux de nom des intervenantsqté 8
Panneaux d’inscriptionqté 2

Bureau

Badges nominatifsqté 130
Cordons pour badgesqté 130
Brochures du programmeqté 130
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Pots à stylosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et les salles le plus tôt possible : prévois une salle principale, des espaces adaptés aux intervenants et une zone séparée pour l’inscription et le buffet.
Verrouille le programme avant d’envoyer les invitations. Demande aux intervenants leurs informations et leurs présentations suffisamment tôt pour pouvoir publier un planning fiable.
Dans le formulaire d’inscription, demande les besoins alimentaires et les informations utiles à l’accueil. Arrête les quantités du catering après vérification de la liste des participants.
Teste la technique dans la configuration réelle au moins une fois avant l’ouverture : vidéoprojecteur, écrans, ordinateurs, câbles HDMI, adaptateurs, microphones et multiprises doivent être compatibles.
Prépare les badges, le programme imprimé, l’itinéraire et la signalisation quelques jours avant le congrès. Garde aussi des rallonges, des batteries externes et des clés USB pour les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de psychologie ?: Prévois idéalement 6 à 12 mois pour réserver les salles, contacter les intervenants et lancer les inscriptions. Garde les 2 dernières semaines pour les confirmations, le catering, les badges et les tests techniques.
Quand envoyer les invitations pour un congrès de psychologie ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, généralement 3 à 6 mois avant le congrès. Une relance 2 à 3 semaines avant la clôture des inscriptions aide à finaliser les effectifs.
Quand faut-il recevoir les présentations des intervenants ?: Demande une première version au moins 2 semaines avant l’événement, puis fixe une échéance finale entre 3 et 7 jours avant. Cela laisse le temps de vérifier les fichiers, les adaptateurs et l’ordre des interventions.
Combien de temps avant faut-il commander le catering ?: Passe la commande définitive 5 à 10 jours avant le congrès, après avoir contrôlé les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévois une marge pour les participants ajoutés au dernier moment.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.