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Psychologiekongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Psychologiekongress braucht mehrere parallele Abläufe: Referenten, Programm, Anmeldung, Technik und Verpflegung müssen am Veranstaltungstag zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Räume und Zielgruppe fest, bevor du Einladungen und Anmeldeformular veröffentlichst. Danach werden Anmeldungen, Ernährungswünsche und Präsentationen laufend gepflegt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zur Beschilderung, den Namensschildern und dem Sprecherbriefing.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Kongressdatum festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Zahlungsinformationen einrichten

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder gestalten

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Route und Beschilderung erstellen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Namensschilder und Programm drucken

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Raumaufteilung prüfen

    2 Personen

  • Das Aufbauteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Registrierungsteam briefen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Benutzte Becher einsammeln

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Snacks zum Aperitif bereitstellen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Mikrofone weitergeben

    2 Personen

  • Networking-Empfang betreuen

    3 Personen

  • Letzte Fragen sammeln

  • Abschluss ankündigen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Präsentationstechnik abkoppeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ausgaben sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen bereitstellen

  • Rechnungen prüfen

  • Teilnehmerliste archivieren

  • Foto- und Videodateien speichern

  • Zertifikate versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 120
  • AnmeldetischeAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 6
  • KlappischeAnz. 12
  • RednerpulteAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 130
  • WassergläserAnz. 130
  • WeingläserAnz. 130
  • Dinner-TellerAnz. 130
  • DesserttellerAnz. 130
  • MesserAnz. 130
  • GabelnAnz. 130
  • LöffelAnz. 130

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • USB-SticksAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • BuffetzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammständerAnz. 4
  • RednernamensschilderAnz. 8
  • RegistrierungsschilderAnz. 2

Büro

  • NamensschilderAnz. 130
  • Bändchen für NamensschilderAnz. 130
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • NotizblöckeAnz. 130
  • KugelschreiberAnz. 150
  • A4-PapierAnz. 2
  • KlebebandAnz. 6
  • SchereAnz. 4
  • MarkerAnz. 12
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • WhiteboardmarkerAnz. 12
  • StiftehalterAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülwannenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Räume und Technik frühzeitig gemeinsam: Für Präsentationen brauchst du mindestens Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und passende Adapter. Plane zusätzlich Funkmikrofone, Mikrofonständer und einen Präsentationsklicker ein.
  • Setze einen festen Termin für das Anmeldeformular und die Zahlungsinformationen, bevor die Einladungen verschickt werden. Prüfe die Teilnehmerliste mindestens 7 Tage vor dem Kongress und erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering-Termin.
  • Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Kongress an. So kannst du Dateien auf einem zentralen Laptop oder USB-Stick testen und fehlende Formate rechtzeitig klären.
  • Plane den Aufbau nach Bereichen: Anmeldetische am Eingang, Kongressstühle im Saal, Rednerpulte vorne und Buffetische abseits der Präsentationsfläche. Beschilderung für Eingang, Räume, Garderobe und Toiletten sollte am Vortag fertig sein.
  • Rechne für Kaffee, Wasser und Geschirr nicht nur mit den angemeldeten Personen, sondern mit dem tatsächlichen Ablauf. Stelle Kaffeetassen, Wassergläser, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen vor Beginn bereit und halte Verlängerungskabel sowie Powerbanks als Reserve bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Psychologiekongress organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Location und Referenten. Programm, Anmeldung und Einladungen sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress stehen.
Was muss bei einem Psychologiekongress eine Woche vorher geprüft werden?
Prüfe 7 Tage vorher Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Sprecherinformationen, Catering, Raumaufteilung und Technik. Bestätige außerdem Route, Beschilderung, Freiwillige und die noch fehlenden Präsentationen.
Welche Technik braucht ein Psychologiekongress für Vorträge?
Plane pro Präsentationsraum mindestens einen Beamer, eine Projektionsleinwand, einen Laptop, HDMI-Kabel und HDMI-Adapter ein. Für die Sprachverstärkung brauchst du je nach Raum Funkmikrofone und Mikrofonständer; teste alles spätestens am Vortag.
Wann sollte man Namensschilder und Programme drucken?
Drucke Namensschilder und Programme nach dem letzten Teilnehmerlisten-Check, idealerweise 2 bis 3 Tage vor dem Kongress. Halte einige leere Namensschilder für Nachmeldungen am Anmeldetisch bereit.

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