Checklist voor een psychologiecongres organiseren

Een psychologiecongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, presentaties, catering, techniek en de ontvangst van deelnemers. Begin met datum, locatie en sprekers; werk daarna toe naar een definitief programma en een gecontroleerde deelnemerslijst. In de laatste week zitten de risico’s vooral in ontbrekende presentaties, niet-passende adapters, onduidelijke bewegwijzering en te weinig mensen bij de inschrijftafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Congresdatum vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Betalingsinformatie instellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Programma definitief maken
2 personen
Catering bestellen
Techniek controleren
2 personen
Naambadges ontwerpen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Route en bewegwijzering maken
Sprekersbriefing versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Badges en programma printen
2 personen
Presentaties verzamelen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Deelnemers herinneren
Catering voorbereiden
3 personen
Zaalindeling controleren
2 personen
Opbouwteam instrueren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Registratieteam briefen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Sprekers aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Borrelhapjes klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
Laatste vragen verzamelen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Presentatietechniek afkoppelen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Onkosten verzamelen
Bedankbericht versturen
Presentaties beschikbaar stellen
Facturen controleren
Deelnemerslijst archiveren
Foto- en videobestanden opslaan
Certificaten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 12
Sprekerstafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 130
Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Buffettangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 120
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 4
Sprekersnaambordenaantal 8
Registratiebordenaantal 2

Kantoor

Naambadgesaantal 130
Badgekoordenaantal 130
Programmafoldersaantal 130
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Flip-overblokkenaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 12
Pennenbakjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de congresdatum en zalen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer aparte ruimte voor ontvangst, pauzes en catering, zodat deelnemers niet tussen congresstoelen en buffettafels door hoeven te lopen.
Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk één week vooraf op. Controleer daarna per zaal de laptop, beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabel en eventuele HDMI-adapter; neem presentaties ook mee op een USB-stick.
Sluit de inschrijvingen niet zonder een laatste controle van de deelnemerslijst. Verzamel dieetwensen samen met de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers en dieetmaaltijden op tijd door aan de catering.
Maak naambadges en programma’s pas na de laatste programmawijziging definitief. Print bovendien een kleine reservevoorraad, omdat late aanmeldingen en typefouten anders direct zichtbaar zijn bij de ontvangst.
Plan op de congresdag vaste controles vóór de eerste sessie: techniek testen, microfoons nalopen, bewegwijzering ophangen en koffie, waterglazen en thermoskannen klaarzetten. Wijs vrijwilligers toe aan ontvangst, zalen en sprekers in plaats van iedereen dezelfde taak te geven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een psychologiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en sprekers. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, dieetwensen, presentaties, techniek en de definitieve briefing.
Wanneer moet het programma van een psychologiecongres definitief zijn?: Maak een werkversie zodra de belangrijkste sprekers en tijden bekend zijn. Zet het programma uiterlijk 7 dagen voor het congres definitief, zodat uitnodigingen, badges, printwerk en catering niet steeds opnieuw hoeven.
Hoeveel microfoons en beamers heb ik nodig voor een psychologiecongres?: Reken minimaal op 1 beamer en 1 projectiescherm per zaal waar presentaties plaatsvinden. Voor een panel of meerdere sprekers heb je doorgaans 1 draadloze microfoon per actieve spreker nodig, plus 1 reserve als het programma daarvan afhankelijk is.
Wanneer moet ik de catering voor een psychologiecongres bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmelddeadline is verstreken en je het aantal deelnemers en dieetwensen hebt gecontroleerd. Houd daarvoor minimaal 5 werkdagen aan, zodat wijzigingen in aantallen of speciale maaltijden nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.