Checklist para organizar un congreso de conocimiento
Organizar un congreso de conocimiento requiere coordinar ponentes, asistentes, salas y medios técnicos en un orden concreto. Empieza por fijar el tema y el programa, y confirma después el lugar, el catering y la técnica. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información de transporte deben estar cerradas antes de preparar el material. Esta checklist reúne 64 tareas y 60 elementos para que no llegues al día del congreso sin presentaciones, identificaciones o cables necesarios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar el programa y el tema
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar ponentes
Reservar el lugar
Reservar el catering
Reservar técnica
Redactar invitaciones
2 personas
Configurar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información de transporte
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Diseñar tarjetas de nombre
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de participantes
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Poner las presentaciones en USB
Evento
Abrir las salas
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Conectar el proyector
Probar los micrófonos
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar los programas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Instruir a los ponentes
Registrar a los participantes
3 personas
Acompañar a los participantes a la sala
2 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Guiar talleres
4 personas
Comprobar la técnica en cada taller
2 personas
Preparar el descanso de la tarde
2 personas
Servir el cóctel de networking
3 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Despedir a los últimos participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar espacios
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Dar seguimiento a las presentaciones
Recoger los gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 120
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Atril
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 4
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Routers wificant. 2
- Baterías externascant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharones de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 12
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
Decoración
- Fondo del escenario
- Señales direccionalescant. 12
- Mantelescant. 12
- Portanombrescant. 120
- Plantascant. 8
- Banderascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Oficina
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Programascant. 120
- Bloc de notascant. 120
- Bolígrafoscant. 120
- Portapapelescant. 6
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a cada ponente antes de enviar las invitaciones. Pide las presentaciones con antelación y revísalas para comprobar formatos, vídeos y compatibilidad con el portátil y el proyector.
- Configura el formulario de inscripción con suficiente margen para recoger nombres, datos de contacto y preferencias dietéticas. Envía la información de transporte junto con la confirmación para reducir consultas de última hora.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir las salas: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores, regletas y conexión wifi.
- Prepara el material impreso el día anterior o con varias horas de margen. Necesitarás el plan de trabajo, la lista de participantes y las tarjetas con nombres; lleva también las presentaciones en un USB.
- Calcula el montaje desde la hora de apertura del recinto y no desde el comienzo de las ponencias. Reserva tiempo para recoger las llaves, colocar mesas y sillas, preparar el registro y montar el catering con tazas, vasos, jarras y bandejas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de conocimiento?
- Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva pronto el lugar, el catering y la técnica, y deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, presentaciones, transporte y material impreso.
- ¿Cuándo se deben confirmar los ponentes de un congreso?
- Contacta con los ponentes al inicio de la planificación y confirma su participación entre 6 y 8 semanas antes. Solicita cada presentación como mínimo 7 días antes para poder revisarla y cargarla en un USB.
- ¿Qué hay que comprobar antes de abrir las salas del congreso?
- Haz una revisión técnica al menos 2 horas antes de la primera sesión. Comprueba proyector, pantalla, portátil, micrófonos, altavoces, cables, adaptadores, wifi y el material de cada sala.
- ¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y la lista de participantes?
- Imprime las tarjetas con nombres y la lista de participantes entre 1 y 2 días antes, cuando las inscripciones estén prácticamente cerradas. Lleva algunas tarjetas en blanco para cambios o inscripciones de última hora.
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