Checklist pour organiser un congrès scientifique
Un congrès scientifique se prépare par étapes, car le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique dépendent les uns des autres. Commence par fixer le thème et le déroulé, puis réserve le lieu, le traiteur et le matériel audiovisuel. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, récupérer les présentations et préparer l’accueil. Cette checklist rassemble les 64 tâches et 60 fournitures nécessaires, de la conception du programme à l’ouverture des salles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le programme et le thème
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver la technique
Rédiger les invitations
2 personnes
Paramétrer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des participants
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Mettre les présentations sur une clé USB
Événement
Ouvrir les salles
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
Tester les microphones
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les programmes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer les intervenants
Enregistrer les participants
3 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Vérifier la technique pour chaque atelier
2 personnes
Préparer la pause du soir
2 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Relancer les présentations
Collecter les notes de frais
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de congrèsqté 12
- Chaisesqté 120
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Lutrin
- Tabourets de barqté 6
- Porte-manteauxqté 4
Équipement
- Vidéoprojecteurqté 2
- Écran de projectionqté 2
- Ordinateur portableqté 2
- Câbles HDMIqté 4
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 2
- Enceintesqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Cliques de présentationqté 3
- Routeurs Wi-Fiqté 2
- Batteries externesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Cuillères de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 6
- Carafes d’eauqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pains de glaceqté 16
Décoration
- Fond de scène
- Panneaux de directionqté 12
- Nappesqté 12
- Porte-nomsqté 120
- Plantesqté 8
- Drapeauxqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
Bureau
- Badges nominatifsqté 120
- Brochures du programmeqté 120
- Blocs-notesqté 120
- Stylos à billeqté 120
- Presse-papiersqté 6
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 4
- Marqueursqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu, le traiteur et la technique avant d’envoyer les invitations : les disponibilités et les besoins en projection, micros ou Wi-Fi doivent être connus à ce moment-là.
- Demande les présentations au plus tard 7 jours avant le congrès. Vérifie chaque fichier sur l’ordinateur prévu et conserve une copie sur une clé USB.
- Clôture ou vérifie les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer la liste des participants, les badges et les informations destinées à l’accueil.
- Recueille les allergies et régimes alimentaires avec le formulaire d’inscription, puis transmets le bilan au traiteur au moins 7 jours avant le repas.
- Teste la technique dans chaque salle la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture : vidéoprojecteur, câbles HDMI, adaptateurs, microphones, enceintes et rallonges doivent être essayés sur place.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un congrès scientifique ?
- Prévois généralement 3 à 6 mois pour un congrès avec plusieurs intervenants. Ce délai permet de construire le programme, confirmer les intervenants, réserver le lieu et gérer les inscriptions sans tout finaliser dans les deux dernières semaines.
- Quand envoyer les invitations à un congrès scientifique ?
- Envoie-les idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Garde ensuite une période d’au moins 3 semaines pour les relances, le traitement des inscriptions et le recueil des besoins alimentaires.
- Quand demander les présentations aux intervenants ?
- Demande une première version 10 à 14 jours avant le congrès et fixe une échéance finale à 7 jours. Tu auras ainsi le temps de vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur utilisé sur place.
- Que faut-il vérifier le jour d’un congrès scientifique ?
- Arrive au moins 2 heures avant l’accueil pour ouvrir les salles, installer les badges et tester la projection, les microphones, le Wi-Fi et les câbles. Vérifie aussi la liste des participants, les besoins alimentaires et la signalétique avant l’arrivée du public.
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