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Wissenskongress organisieren: Die Checkliste für deine Planung

Ein Wissenskongress braucht mehr als ein gutes Programm: Referenten, Räume, Technik, Anmeldung und Verpflegung müssen aufeinander abgestimmt sein. Plane zuerst Thema, Ablauf und Referenten, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen zählen vor allem geprüfte Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerlisten und ein vollständiger Techniktest. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum Öffnen der Räume.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Thema festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular einrichten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen versenden

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Präsentationen auf USB speichern

Event

  • Räume öffnen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Beamer anschließen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Referenten einweisen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Teilnehmende zum Saal begleiten

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Workshops betreuen

    4 Personen

  • Technik pro Workshop prüfen

    2 Personen

  • Abendpause vorbereiten

    2 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    3 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen nachsenden

  • Abrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongresstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • Pult
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PräsentationsklickerAnz. 3
  • WLAN-RouterAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 16

Dekoration

  • Bühnenhintergrund
  • RichtungsschilderAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • PflanzenAnz. 8
  • FahnenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Büro

  • NamensschilderAnz. 120
  • ProgrammhefteAnz. 120
  • NotizblöckeAnz. 120
  • KugelschreiberAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KlebebandAnz. 4
  • SchereAnz. 4
  • MarkerAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Thema mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress fest. Sprich Referenten früh an und hole die verbindliche Bestätigung ein, bevor du das Programm veröffentlichst.
  • Reserviere Location, Catering und Technik zusammen und spätestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei Barrierefreiheit, Raumaufteilung, Registrierungstisch, Pult, Sitzplätze und den Zugang zu Strom und WLAN.
  • Verschicke Einladungen erst, wenn das Anmeldeformular funktioniert und Transportinformationen feststehen. Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin.
  • Sammle Präsentationen spätestens 5 Werktage vorher und prüfe jede Datei auf Format, Ton und Bild. Speichere die freigegebenen Versionen zusätzlich auf einem USB-Stick und teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker.
  • Bereite am Vortag Drehbuch, Teilnehmerliste und Namensschilder vor. Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Schlüsselabholung, Raumöffnung, Aufbau von Mikrofonen und Lautsprechern sowie den Technikcheck ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wissenskongress organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Thema, Programm und Referenten. Location, Catering und Technik sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Wann müssen die Einladungen für einen Wissenskongress verschickt werden?
Verschicke die Einladungen, sobald Programm, Anmeldeformular und Transportinformationen stehen, meist 6 bis 8 Wochen vorher. Schließe die Erfassung von Ernährungswünschen 7 Tage vor dem Kongress ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Wissenskongress?
Plane mindestens 90 Minuten vor Beginn für Raumöffnung, Registrierungstisch, Sitzordnung und Technik ein. Für einen vollständigen Test von Beamer, Mikrofonen, Mischpult und Präsentationen sind 30 zusätzliche Minuten sinnvoll.
Was muss man bei der Kongresstechnik prüfen?
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Präsentationsklicker, Funkmikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Halte mindestens ein Ersatzkabel und Powerbanks bereit und speichere die Präsentationen zusätzlich auf USB.

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