Checklist voor een goed georganiseerd kenniscongres

Een kenniscongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, techniek, aanmeldingen, catering, toegankelijkheid en de ontvangst van deelnemers. Begin met het thema en programma, leg daarna locatie en leveranciers vast en werk vervolgens toe naar publicatie en registratie. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties verzamelen, dieetwensen verwerken, naamkaartjes afdrukken en het draaiboek klaarleggen. Zo voorkom je dat kleine openstaande punten op de congresdag grote vertraging veroorzaken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en thema vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Aanmeldformulier instellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Programma online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Presentaties op USB zetten

Event

Ruimtes openen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Beamer aansluiten
Microfoons testen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programma's klaarleggen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers instrueren
Deelnemers registreren
3 personen
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Techniek per workshop controleren
2 personen
Avondpauze klaarzetten
2 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties nabesturen
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Spreektafel
Lessenaar
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 3
Wifiroutersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Podiumachtergrond
Richtingbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naambordhoudersaantal 120
Plantenaantal 8
Vlaggenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Kantoor

Naamkaartjesaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 120
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Markeerstiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, catering en techniek vast zodra het programma en de gewenste datum bekend zijn. Controleer daarbij niet alleen de zaalcapaciteit, maar ook stroompunten, wifi, projectiescherm en de opstelling van tafels en stoelen.
Vraag presentaties uiterlijk enkele werkdagen voor het congres op en controleer ze op beeldverhouding, video en lettergrootte. Zet de definitieve bestanden daarnaast op een USB-stick, zodat je niet afhankelijk bent van downloads op de dag zelf.
Sluit de inschrijving niet pas op de congresdag. Gebruik de deelnemerslijst om dieetwensen, vervoersinformatie en toegankelijkheidsbehoeften te verzamelen en geef de cateraar op tijd het definitieve aantal door.
Plan voor de registratie een aparte tafel, naamkaartjes en een geprinte deelnemerslijst. Leg ook een reservevoorraad badges en pennen klaar; ontbrekende naamkaartjes vallen vooral op tijdens de eerste 30 minuten.
Test alle techniek in de ruimte voordat deelnemers binnenkomen: beamer, laptop, HDMI-adapters, microfoons, geluidsboxen, mengpaneel en presentatieklikker. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een reserveoplossing zichtbaar klaar bij de technische tafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kenniscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden van tevoren met thema, programma, sprekers en locatie. Reserveer catering en techniek zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn.
Wanneer moet ik sprekers voor een kenniscongres benaderen?: Benader sprekers ongeveer 4 tot 6 maanden vooraf en vraag om bevestiging binnen 1 tot 2 weken. Verzamel hun definitieve presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor het congres.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kenniscongres versturen?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken voor het congres, zodra het programma en aanmeldformulier klaarstaan. Verstuur een praktische herinnering ongeveer 7 dagen vooraf met route, tijden en toegankelijkheidsinformatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kenniscongres op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het openen van de ruimtes, het plaatsen van registratie- en spreektafels en het testen van beeld en geluid. Laat de techniek vervolgens 30 tot 60 minuten vóór de ontvangst nogmaals controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.