Checklist para organizar un congreso científico
Un congreso científico requiere coordinar ponentes, resúmenes, participantes y equipos técnicos en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y definir el tema; después cierra el programa, abre las inscripciones y confirma las necesidades de cada asistente. En las semanas previas tendrás que revisar presentaciones, preparar acreditaciones y coordinar catering, wifi y señalización. Esta checklist reúne 71 tareas y 57 materiales para que no llegues al día del congreso con decisiones pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Definir el tema del congreso
3 personas
Elaborar el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Crear formato de resumen
Recopilar abstracts
2 personas
Evaluar resúmenes
4 personas
Seleccionar las presentaciones
3 personas
Publicar el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comunicar necesidades dietéticas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Enviar información de los ponentes
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Reservar el catering
Reservar técnica
Crear información de aparcamiento
Crear señales de ruta
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Recoger los materiales
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar la mesa del escenario
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar el wifi
Montar el espacio para pósters
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar el material informativo
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Evento
Atender la mesa de registro
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Coordinar las sesiones
3 personas
Iniciar presentaciones
Controlar el tiempo
2 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el bufé de almuerzo
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Coordinar sesiones de carteles
2 personas
Coordinar la sesión de la tarde
2 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger la sala
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar la lista de participantes
Archivar presentaciones
Enviar correo de agradecimiento
Enviar certificados
Compartir fotos y materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 110
- Mesas de registrocant. 2
- Mesa del escenario
- Sillas para ponentescant. 6
- Paneles para cartelescant. 20
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Tablas para servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Router wifi
- Baterías externascant. 4
Oficina
- Portatarjetas de nombrecant. 110
- Lanyardscant. 110
- Carpetas para congresocant. 110
- Bloc de notascant. 110
- Bolígrafoscant. 130
- Cortadora de papel
- Grapadorascant. 2
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Pizarrascant. 4
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Decoración
- Señales direccionalescant. 12
- Pósteres del programacant. 8
- Pinzas para pósterescant. 80
- Mantelescant. 14
- Carteles para ponentescant. 6
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Calentadores de buffetcant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Jarras para servircant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar antes de abrir la convocatoria: necesitas confirmar aforo, mesas, sillas, escenario, paneles para carteles y espacio para el registro. Comprueba también dónde colocarás el proyector y la pantalla.
- Fija una fecha límite para los abstracts y deja varios días para evaluarlos antes de seleccionar las presentaciones. Publica el programa únicamente cuando hayas confirmado a todos los ponentes.
- Cierra las inscripciones con tiempo para contar asistentes y recoger sus preferencias dietéticas. Comunica esos datos al catering y prepara las tarjetas con nombres y los lanyards a partir de la lista definitiva.
- Pide las presentaciones antes del congreso y revísalas en el mismo portátil que usarás allí. Prueba el proyector, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, el clic de presentación y los cables con antelación.
- Envía a ponentes y participantes la información práctica al menos 3 días antes: aparcamiento, ruta de acceso, horario y programa. Imprime también el plan de trabajo, la lista de participantes y la señalización para no depender del wifi.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso científico?
- Empieza al menos 3 meses antes para reservar el lugar, definir el tema y contactar con ponentes. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, catering, técnica, señalización y materiales.
- ¿Cuándo se debe publicar el programa de un congreso?
- Publícalo después de evaluar los resúmenes y confirmar a todos los ponentes, normalmente entre 2 y 4 semanas antes. Evita difundir un programa que todavía dependa de respuestas pendientes.
- ¿Cuándo cerrar las inscripciones y las dietas?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes si el catering necesita un recuento final. Envía las preferencias dietéticas al proveedor en cuanto termine el registro y vuelve a comprobarlas 48 horas antes.
- ¿Qué equipo técnico hay que probar antes del congreso?
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos, los altavoces y el clic de presentación al menos 1 día antes. Comprueba también regletas, cables alargadores, router wifi y baterías externas para evitar fallos durante las sesiones.
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