Organiser un congrès scientifique : la checklist complète

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixe la date limite de soumission des résumés au moins 8 à 12 semaines avant le congrès. Prévois ensuite 2 à 3 semaines pour l’évaluation, la sélection et les échanges avec les auteurs.
• Confirme chaque intervenant par écrit 6 à 8 semaines avant l’événement. Demande en même temps le titre définitif, le format de présentation et les besoins techniques.
• Ouvre les inscriptions dès que le programme provisoire est assez stable, idéalement 6 à 10 semaines avant le congrès. Ajoute une date limite distincte pour les besoins alimentaires, au moins 10 jours avant le traiteur.
• Rassemble les présentations 3 à 5 jours avant le congrès et vérifie-les sur l’ordinateur qui sera utilisé sur scène. Teste le projecteur, l’écran, les microphones, le cliqueur, les haut-parleurs et les rallonges avant l’arrivée du public.
• Prépare les badges, la liste imprimée des participants, les panneaux de direction et les informations de stationnement la veille. Garde aussi une version numérique du programme et du déroulé sur deux appareils.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès scientifique ?

Prévois généralement 6 à 12 mois pour un congrès avec appel à résumés et plusieurs intervenants. Un délai de 3 à 4 mois reste possible pour un événement plus restreint, à condition de confirmer rapidement le lieu et les participants.

Quand ouvrir les inscriptions à un congrès scientifique ?

Ouvre le formulaire environ 6 à 10 semaines avant la date du congrès, dès que les informations essentielles sont disponibles. Fixe la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour laisser le temps d’imprimer les badges et de transmettre les effectifs au traiteur.

Quand demander les présentations des intervenants ?

Demande les fichiers définitifs 3 à 5 jours avant le congrès. Ce délai permet de vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur et le projecteur utilisés sur place.

Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?

Installe une table d’inscription, des porte-noms, des lanyards, les dossiers et blocs-notes, ainsi qu’une liste imprimée des participants. Prépare ces éléments la veille et ajoute une signalétique visible depuis l’entrée du lieu.

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