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Checkliste für die Organisation eines wissenschaftlichen Kongresses

Ein wissenschaftlicher Kongress braucht früh eine feste Struktur: Thema, Termin und Veranstaltungsort bestimmen die nächsten Schritte. Danach folgen Referenten, Abstracts, Programm und Anmeldung, bevor Technik, Catering und Unterlagen verbindlich bestellt werden. Plane außerdem Zeit für die Prüfung von Präsentationen, Namensschilder und Wegweiser ein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Kongressthema festlegen

    3 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Abstractformat erstellen

  • Abstracts einsammeln

    2 Personen

  • Abstracts bewerten

    4 Personen

  • Präsentationen auswählen

    3 Personen

  • Programm veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Diätwünsche weitergeben

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Referenteninformationen versenden

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Parkinformationen erstellen

  • Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Podiumstisch aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • WLAN testen

  • Posterausstellungsbereich einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Informationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Sessions betreuen

    3 Personen

  • Präsentationen starten

  • Zeit im Blick behalten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Postersessions betreuen

    2 Personen

  • Abendsession betreuen

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmerliste archivieren

  • Präsentationen archivieren

  • Dankesmail versenden

  • Zertifikate versenden

  • Fotos und Materialien teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongresstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 110
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Podiumstisch
  • RednerstühleAnz. 6
  • PosterständerAnz. 20
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 8

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • WLAN-Router
  • PowerbanksAnz. 4

Büro

  • NamensschildhalterAnz. 110
  • LanyardsAnz. 110
  • TagungsmappenAnz. 110
  • NotizblöckeAnz. 110
  • KugelschreiberAnz. 130
  • Papierschneider
  • TackerAnz. 2
  • KlebebandrollenAnz. 6
  • SchreibtafelnAnz. 4
  • Whiteboard-MarkerAnz. 12

Dekoration

  • WegweiserAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 8
  • PosterklammernAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 14
  • ReferentenschilderAnz. 6

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • BuffetwärmerAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • BesenAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Thema, Veranstaltungsort und Programmrahmen fest, bevor du Referenten anschreibst. So können Referenten ihre Zusage auf einen konkreten Ablauf und klare Abstractvorgaben beziehen.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Einladungen und Abstractformat abgestimmt sind. Erfasse Ernährungs- und Diätwünsche direkt im Formular, damit das Catering sie nicht erst kurz vor dem Kongress erhält.
  • Plane für Abstracts und Präsentationen jeweils eigene Fristen ein. Nach dem Einsammeln müssen Abstracts bewertet, Beiträge ausgewählt und Präsentationen vor dem Kongress geprüft werden.
  • Bestelle Technik nicht nur nach der Anzahl der Vorträge: Für den Ablauf brauchst du auch Projektor, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel. Prüfe vor Beginn, ob WLAN und Strom an allen relevanten Plätzen funktionieren.
  • Erstelle Teilnehmerliste, Namensschilder, Referenteninformationen, Parkinformationen und Wegweiser spätestens in der letzten Vorbereitungswoche. Drucke das Drehbuch und halte Tagungsmappen, Notizblöcke sowie Lanyards am Registrierungstisch bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen wissenschaftlichen Kongress organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 9 Monate vorher mit Thema, Veranstaltungsort und Programmrahmen. Referenten, Abstracts und Anmeldung benötigen danach mehrere eigene Fristen.
Wann sollte die Anmeldung für einen wissenschaftlichen Kongress öffnen?
Öffne die Anmeldung, sobald Programm, Einladungen und Anmeldeformular fertig sind, idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Ernährungswünsche solltest du bis spätestens 10 bis 14 Tage vorher an das Catering weitergeben.
Wie viele Mikrofone braucht ein wissenschaftlicher Kongress?
Plane mindestens ein Mikrofon für das Podium und ein weiteres für Fragen aus dem Publikum ein. Bei parallelen Sitzungen brauchst du pro Raum ein vollständiges Set aus Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationstechnik.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordere die Präsentationen mindestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress an. So bleibt Zeit, Dateien zu prüfen, sie auf dem Laptop zu sammeln und Format- oder Technikprobleme vor Ort zu lösen.

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