Checklist voor een wetenschappelijk congres organiseren

Een wetenschappelijk congres organiseren begint maanden voor de congresdag met de locatie, het thema en een haalbaar programma. Daarna volgen sprekers, abstractinzendingen, selectie, registratie en communicatie met deelnemers. Plan techniek en catering niet pas nadat het programma klaar is: microfoons, projectie, wifi en dieetwensen bepalen mede wat uitvoerbaar is. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in logische stappen te doorlopen en controleer vlak voor de start alle presentaties, naamkaartjes en route-informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Congresthema vaststellen
3 personen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Abstractformat maken
Abstracts verzamelen
2 personen
Abstracts beoordelen
4 personen
Presentaties selecteren
3 personen
Programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Dieetwensen doorgeven
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Sprekersinformatie versturen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Parkeerinformatie maken
Routeborden maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Materialen ophalen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumtafel plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Wifi testen
Posterruimte inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Informatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sessies begeleiden
3 personen
Presentaties starten
Tijd bewaken
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Postersessies begeleiden
2 personen
Avondsessie begeleiden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal opruimen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemerslijst archiveren
Presentaties archiveren
Bedankmail versturen
Certificaten versturen
Foto's en materialen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratietafelsaantal 2
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 6
Posterbordenaantal 20
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Wifi-router
Powerbanksaantal 4

Kantoor

Naamkaarthoudersaantal 110
Lanyardsaantal 110
Congresmappenaantal 110
Notitieblokkenaantal 110
Balpennenaantal 130
Papiersnijder
Nietmachinesaantal 2
Plakbandrollenaantal 6
Schrijfbordenaantal 4
Whiteboardmarkersaantal 12

Decoratie

Richtingsbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Posterclipsaantal 80
Tafelkledenaantal 14
Sprekersbordjesaantal 6

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Buffetwarmhoudersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Schenk kannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra je een datum en verwachte groepsgrootte hebt. Controleer meteen of er aparte ruimtes zijn voor registratie, pauzes, posters en parallelle sessies.
Leg deadlines voor abstracts minimaal 8 tot 12 weken voor het congres vast. Houd daarna tijd vrij voor beoordeling, selectie en het publiceren van het definitieve programma.
Bevestig sprekers schriftelijk en vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf op. Controleer de bestanden op beeldverhouding, lettergrootte, video’s en eventuele ontbrekende lettertypen.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het congres en geef het definitieve aantal deelnemers en menu door aan de cateraar.
Test techniek op de congreslocatie minstens 2 uur voor ontvangst van de deelnemers. Controleer projector, scherm, laptop, draadloze microfoons, luidsprekers, klikker, stekkerdozen, verlengkabels en wifi afzonderlijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wetenschappelijk congres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf. Voor een klein congres met lokale sprekers kan 3 tot 4 maanden volstaan, maar locatie, abstracts en uitnodigingen laten weinig ruimte voor vertraging.
Wanneer moet je sprekers uitnodigen voor een congres?: Benader hoofdsprekers ongeveer 6 tot 9 maanden vooraf en bevestig hun bijdrage uiterlijk 3 maanden voor de congresdag. Vraag de definitieve presentatie 3 tot 5 werkdagen van tevoren op.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een wetenschappelijk congres?: Sluit de inschrijving meestal 7 tot 14 dagen voor het congres, afhankelijk van de cateringafspraak. Zo kun je naamkaartjes, deelnemerslijsten, congresmappen en dieetwensen tijdig afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische voorbereiding van een congres?: Plan minimaal 2 uur op de congresdag voor opbouw en testen. Reserveer daarnaast binnen de week ervoor een aparte controle van presentaties, aansluitingen, microfoons, projectie en wifi.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.