Checklist para organizar un concurso de ortografía

Organizar un concurso de ortografía requiere más que preparar una lista de palabras. Hay que cerrar el reglamento, las categorías, el jurado y el sistema de puntuación antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que coordinar las rondas, las reservas, el equipo de sonido, los paquetes del jurado y los certificados. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado para que el día del concurso no dependas de decisiones improvisadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir las categorías de participantes
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al presentador
Reclutar voluntarios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Responder preguntas de los participantes
Preparar las palabras de la competición
3 personas
Seleccionar palabras de reserva
2 personas
Preparar la ronda final
2 personas
Redactar las instrucciones del jurado
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Confirmar las reservas
Pedir el catering
2 personas
Pedir premios y certificados
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir las hojas de puntuación
2 personas
Imprimir palabras de la competición
2 personas
Preparar paquetes para el jurado
2 personas
Preparar paquetes para los participantes
2 personas
Confirmar la entrega del catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Reunir los materiales
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Recibir al jurado
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Guiar al público a sus asientos
2 personas
Anunciar la apertura
Leer las reglas
Guiar la primera ronda
4 personas
Comprobar puntuaciones
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar a los finalistas
Guiar la ronda final
4 personas
Procesar los resultados provisionales
3 personas
Gestionar la pausa de la tarde
3 personas
Coordinar la ronda decisiva
4 personas
Comprobar las puntuaciones finales
3 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Entregar certificados
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Anunciar el cierre
Despedir al público
2 personas

Seguimiento

Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Apagar el equipo de sonido
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar los resultados a los participantes
Archivar certificados digitalmente
Compartir fotos con la escuela

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesa de presentación
Taburetescant. 6

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Temporizadorcant. 2
Cámara de fotos

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 60
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Bandejascant. 6
Bandejas de servircant. 10
Bandejas de comidacant. 8
Sacacorchoscant. 2

Oficina

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 40
Gomas de borrarcant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Pizarra blanca
Bloc de notascant. 15
Sobrescant. 100
Tarjetas de nombrecant. 100
Hojas de puntuacióncant. 150
Listas de participantescant. 10
Palabras de la competicióncant. 150
Instrucciones para el juradocant. 10
Certificadoscant. 80
Premioscant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Clipscant. 200

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Cartel de bienvenida
Pegatinas con nombrecant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y las categorías antes de enviar las invitaciones. Incluye cómo se pronuncia cada palabra, cuántos intentos tiene cada participante y qué ocurre en caso de empate.
Prepara las palabras de competición y las de reserva con suficiente antelación. Lleva una ronda final separada y entrega al jurado instrucciones impresas, hojas de puntuación y un paquete ordenado.
Confirma el jurado, el presentador y los voluntarios al menos 7 días antes. El presentador necesita el programa completo, mientras que el jurado debe conocer el sistema de puntuación y los criterios para aceptar una respuesta.
Organiza la mesa de registro para que funcione durante los primeros 30 minutos. Ten preparada la lista de participantes, las tarjetas con nombres y los paquetes individuales antes de abrir las puertas.
Prueba los micrófonos, los altavoces, el portátil, el proyector y el temporizador antes de que llegue el público. Comprueba también los cables, las regletas y una solución alternativa para anunciar las palabras si falla el sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de ortografía?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá inscripciones, jurado y catering. Deja cerrados el reglamento, las categorías y el lugar durante las dos primeras semanas.
¿Cuántas palabras hay que preparar para un concurso de ortografía?: Prepara al menos 2,5 palabras por participante previsto, además de 20 a 30 palabras de reserva. Si esperas 40 participantes, reúne unas 100 palabras de competición y entre 20 y 30 adicionales.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones del concurso?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento y fija una fecha límite de inscripción aproximadamente 10 días antes. Así tendrás tiempo para responder preguntas, recoger preferencias dietéticas e imprimir la lista definitiva.
¿Qué debe recibir el jurado en su paquete?: Entrega un paquete completo antes de comenzar: reglamento, instrucciones, programa, lista de participantes, palabras de competición y hojas de puntuación. Prepara un paquete por cada miembro del jurado y añade copias de reserva.

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