Checklist voor een goed georganiseerde spellingwedstrijd
Een spellingwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen woorden kiezen en deelnemers uitnodigen. Je hebt duidelijke categorieën, een reglement, jury-instructies en een strak draaiboek nodig. Regel ook op tijd de presentator, vrijwilligers, prijzen en techniek, zodat de wedstrijd zelf rustig verloopt. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reservering tot de finaleronde en de praktische ontvangst van deelnemers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
Juryleden benaderen
Presentator vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Wedstrijdwoorden samenstellen
3 personen
Reservewoorden selecteren
2 personen
Finaleronde voorbereiden
2 personen
Jury-instructies schrijven
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Prijzen en certificaten bestellen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Scoreformulieren afdrukken
2 personen
Wedstrijdwoorden afdrukken
2 personen
Pakketten voor jury maken
2 personen
Pakketten voor deelnemers maken
2 personen
Cateringlevering bevestigen
Weersverwachting controleren
Materialen verzamelen
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Jury ontvangen
2 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Publiek naar plaatsen begeleiden
2 personen
Opening aankondigen
Regels voorlezen
Eerste ronde begeleiden
4 personen
Scores controleren
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finaleronde begeleiden
4 personen
Tussenstanden verwerken
3 personen
Avondpauze verzorgen
3 personen
Beslissende ronde begeleiden
4 personen
Eindscores controleren
3 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Certificaten uitreiken
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Publiek uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Certificaten digitaal archiveren
Foto's delen met school
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Jurytafel
- Registratietafel
- Presentatietafel
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Timeraantal 2
- Fotocamera
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 60
- Serveerlepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Dienbladenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Voedselbakkenaantal 8
- Kurkentrekkersaantal 2
Kantoor
- Klembordenaantal 12
- Balpennenaantal 40
- Potlodenaantal 40
- Gummenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 12
- Whiteboardstiftenaantal 8
- Whiteboard
- Notitieblokkenaantal 15
- Enveloppenaantal 100
- Naamkaartjesaantal 100
- Scoreformulierenaantal 150
- Deelnemerslijstenaantal 10
- Wedstrijdwoordenaantal 150
- Jury-instructiesaantal 10
- Certificatenaantal 80
- Prijzenaantal 10
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 6
- Nietmachinesaantal 3
- Paperclipsaantal 200
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
- Welkomstbord
- Naamstickersaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 2
- Bezemaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement en de deelnemerscategorieën vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kunnen deelnemers vooraf zien welke regels, rondes en beoordelingsafspraken gelden.
- Stel naast de wedstrijdwoorden ook reservewoorden samen en bereid de finaleronde apart voor. Reservewoorden voorkomen vertraging wanneer een woord ongeschikt blijkt of een ronde gelijk eindigt.
- Maak jury- en deelnemerpakketten uiterlijk enkele dagen vooraf klaar. Voeg onder meer de jury-instructies, scoreformulieren, wedstrijdwoorden, deelnemerslijst en naamkaartjes toe.
- Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer, projectiescherm en timer vóór de start. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; zonder reserve-aansluiting kan een korte technische storing de wedstrijd stilleggen.
- Bevestig reserveringen en catering tijdig en verwerk dieetwensen vóór de bestelling. Plan bij de ontvangst een aparte registratietafel en controleer of jurytafel, presentatietafel, stoelen en benodigde apparatuur op hun plek staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een spellingwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, reglement, categorieën, jury en presentator. Verstuur uitnodigingen zodra deze basis staat, zodat je daarna voldoende tijd hebt voor aanmeldingen en vragen.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een spellingwedstrijd?
- Plan minimaal 3 juryleden voor een wedstrijd met meerdere categorieën of rondes. Leg hun werkwijze uiterlijk 1 week vooraf schriftelijk vast, inclusief uitspraak, goedkeuring van antwoorden en behandeling van twijfelgevallen.
- Wanneer moet je de woorden voor een spellingwedstrijd samenstellen?
- Maak de wedstrijdwoorden en reservewoorden uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd. Bereid de finaleronde daarna afzonderlijk voor en druk de definitieve sets pas af nadat het reglement en de categorieën zijn gecontroleerd.
- Hoeveel tijd kost een spellingwedstrijd?
- Reken voor een programma met meerdere categorieën en een finaleronde op ongeveer 2 tot 3 uur, exclusief opbouw en ontvangst. Plan minimaal 60 minuten voor opbouw en een aparte tijd voor registratie voordat de eerste ronde begint.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!