Organiser un concours d’orthographe sans rien oublier

Un concours d’orthographe demande une préparation précise, surtout lorsque plusieurs catégories et un jury sont prévus. Commence par fixer la date, le lieu et le règlement, puis ouvre les inscriptions avant de composer les listes de mots. Les dernières semaines servent à confirmer les réservations, préparer les dossiers du jury et imprimer les supports. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans l’ordre, du cadrage de l’épreuve à la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de participants
2 personnes
Contacter les membres du jury
Réserver un animateur
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des participants
Composer les mots du concours
3 personnes
Sélectionner les mots de réserve
2 personnes
Préparer la finale
2 personnes
Rédiger les instructions du jury
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Confirmer les réservations
Commander le catering
2 personnes
Commander les prix et les certificats
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
Imprimer les mots du concours
2 personnes
Préparer les dossiers pour le jury
2 personnes
Préparer des kits pour les participants
2 personnes
Confirmer la livraison du catering
Vérifier les prévisions météo
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Accueillir le jury
2 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Guider le public vers les places
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Lire les règles
Encadrer la première manche
4 personnes
Vérifier les scores
3 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les finalistes
Animer la finale
4 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
3 personnes
Assurer la pause du soir
3 personnes
Animer la finale
4 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer le catering restant
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Archiver les certificats numériquement
Partager les photos avec l’école

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Table de présentation
Tabouretsqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Minuterieqté 2
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 60
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Plateauxqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs alimentairesqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Bureau

Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 40
Crayonsqté 40
Gommesqté 30
Marqueursqté 12
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Tableau blanc
Blocs-notesqté 15
Enveloppesqté 100
Badges nominatifsqté 100
Feuilles de scoreqté 150
Listes de participantsqté 10
Mots de la compétitionqté 150
Consignes du juryqté 10
Certificatsqté 80
Prixqté 10
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Trombonesqté 200

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneau d’accueil
Étiquettes nominativesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Prépare le règlement avant d’envoyer les invitations : précise les catégories, le temps de réflexion, les règles en cas d’égalité et la procédure de contestation. Les participants doivent recevoir ces informations avec leur invitation.
Compose les mots du concours en deux séries : une liste principale et au moins une liste de réserve. Prépare aussi la finale séparément, afin que le jury puisse changer de série sans improviser le jour J.
Prévois un dossier complet pour chaque membre du jury : règlement, déroulé, instructions, liste des mots et feuilles de score. Imprime une version de secours de chaque document au moins 24 heures avant l’épreuve.
Teste les microphones, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur et minuterie avant l’arrivée du public. Fais un essai complet avec le même emplacement que le jour du concours pour repérer les rallonges ou multiprises manquantes.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires plusieurs jours avant l’événement, puis confirme les réservations et le catering. Prépare les badges, les kits des participants et la liste imprimée afin de réduire l’attente à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’orthographe ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le règlement, recruter le jury et les bénévoles, gérer les inscriptions, composer les mots et commander les prix.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concours d’orthographe ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant le concours pour avoir le temps de préparer les badges, les listes et les dossiers du jury.
Combien de membres faut-il prévoir pour le jury ?: Prévoyez au minimum 3 personnes pour pouvoir comparer les décisions et gérer une éventuelle contestation. Ajoutez un remplaçant si l’événement réunit plusieurs catégories ou se déroule sur plusieurs heures.
Que faut-il préparer pour les participants le jour du concours ?: Préparez un badge nominatif, les instructions, le déroulé et le matériel prévu dans le kit de participation. Gardez au moins 10 % de kits et de feuilles supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les documents égarés.

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