Checklist para organizar un concurso de emprendedores

Un concurso de emprendedores necesita más coordinación que una simple ronda de presentaciones. Hay que cerrar las condiciones, confirmar participantes y jurado, preparar los archivos y comprobar la técnica antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne 76 tareas y 68 elementos para ordenar el trabajo desde la convocatoria hasta la entrega de resultados. Úsala para saber qué revisar con semanas de antelación y qué dejar listo el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Publicar las condiciones de participación
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el material promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Solicitar los archivos de presentación
Establecer criterios del jurado
3 personas
Enviar briefing al jurado
Realizar una visita al lugar
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar información a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir formularios de jurado
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Recopilar los archivos de presentación
2 personas
Fijar el orden de las presentaciones
2 personas
Preparar el portátil de presentación
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Colocar iluminación y señalización
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los paquetes de bienvenida
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

Recibir al jurado
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Presentar la apertura
Explicar las reglas del concurso
Coordinar las rondas de pitch
2 personas
Controlar el tiempo de la presentación
Reproducir las presentaciones técnicamente
Repartir formularios del jurado
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Coordinar la pausa de networking
2 personas
Facilitar la reunión del jurado
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar las pitches finales
2 personas
Anunciar al ganador
Entregar premios
2 personas
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empacar los cables y la técnica
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento al jurado
Informar al ganador del premio
Archivar fotos y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mesas del juradocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Cucharas soperascant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100

Equipo

Portátil de presentación
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Altavoces para portátil
Cronómetroscant. 3
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de demostración de chefcant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Mantelescant. 12
Pósters del concursocant. 8
Señales direccionalescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Carteles para el escenariocant. 3
Cajas de premioscant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Oficina

Hojas de evaluación del juradocant. 100
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 30
Papel de impresióncant. 2
Carpetas A4cant. 10
Números de mesacant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 24
Sobrescant. 20
Certificados de premiocant. 3

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Desinfectante de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define primero el formato, la duración de cada presentación y los criterios de evaluación. Con esa información puedes publicar unas condiciones claras y evitar preguntas diferentes para cada participante.
Abre el formulario con suficiente margen para revisar las inscripciones y confirmar a los participantes. Pide también las preferencias dietéticas y los archivos de presentación antes del día del concurso.
Envía al jurado un briefing con los criterios, el orden previsto y los formularios de evaluación al menos 3 días antes. Así pueden detectar dudas sobre la puntuación antes de empezar.
Haz una prueba técnica completa, no solo una comprobación del proyector. Prueba el portátil, los cables HDMI, los micrófonos, la mesa de mezclas, los altavoces y el clic de presentación con los archivos reales.
Prepara el espacio y la recepción el día anterior cuando sea posible. Deja listas las tarjetas de nombre, el plan de trabajo, las mesas del jurado, las bebidas frías y el material de café para no improvisar durante las presentaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de emprendedores?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para definir el formato, contactar con el jurado y publicar la convocatoria. Reserva los últimos 7 días para cerrar participantes, archivos, orden de presentación y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los participantes?: Solicita los archivos al confirmar la participación y fija una fecha límite de 3 a 5 días antes del concurso. Recopilarlos con antelación permite probarlos en el portátil y resolver formatos incompatibles antes del evento.
¿Qué equipo técnico hace falta para un concurso de emprendedores?: Como mínimo, prepara un portátil de presentación, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores, regletas, micrófonos, altavoces y un clic de presentación. Lleva también baterías externas y un cronómetro para controlar el tiempo de cada intervención.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción o justo después de confirmarla. Encarga el catering aproximadamente 7 días antes y revisa las cantidades cuando cierres la lista definitiva de asistentes.

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