Checklist voor een ondernemerswedstrijd organiseren

Een ondernemerswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en juryleden uitnodigen. Je moet het wedstrijdformat vastleggen, voorwaarden publiceren, aanmeldingen verwerken en de jury op dezelfde criteria laten beoordelen. Tegelijk regel je pitchbestanden, presentatietechniek, catering en de volgorde van de presentaties. Gebruik deze checklist om eerst de inhoud en planning vast te zetten en daarna locatie, techniek en ontvangst af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
Juryleden benaderen
Deelnemersvoorwaarden publiceren
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Pitchbestanden opvragen
Jurycriteria opstellen
3 personen
Jurybriefing versturen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Juryformulieren printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Pitchbestanden verzamelen
2 personen
Presentatievolgorde vastleggen
2 personen
Presentatielaptop voorbereiden
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Presentatieplek inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Licht en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Welkomstpakketten klaarleggen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Jury ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening presenteren
Wedstrijdregels toelichten
Pitchrondes begeleiden
2 personen
Pitchtijd bewaken
Presentaties technisch afspelen
Juryformulieren uitdelen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Netwerkpauze begeleiden
2 personen
Juryoverleg faciliteren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finalepitches begeleiden
2 personen
Winnaar bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Kabels en techniek inpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen
Jurybedankbericht sturen
Prijwinnaar informeren
Foto's en uitslagen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Eetlepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100

Apparatuur

Presentatielaptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Laptopspeakers
Stopwatchesaantal 3
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksdemonstratiemessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Wedstrijdpostersaantal 8
Richtingbordenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Podiumbordjesaantal 3
Prijzendozenaantal 3

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Kantoor

Juryformulierenaantal 100
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 30
Printpapieraantal 2
A4-mappenaantal 10
Tafelnummersaantal 12
Tapeaantal 6
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 24
Enveloppenaantal 20
Prijzencertificatenaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handdesinfectieaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je het aanmeldformulier opent. Noteer onder meer de pitchduur, beoordelingscriteria, deadline en manier waarop de winnaar wordt bepaald, zodat deelnemers en jury dezelfde informatie krijgen.
Plan de jurybriefing uiterlijk één week voor de wedstrijd. Stuur de criteria, tijdsplanning en juryformulieren mee en controleer of alle juryleden weten hoeveel tijd zij per pitch hebben.
Vraag pitchbestanden uiterlijk 48 uur vooraf op en test ze op de presentatielaptop. Controleer ook de projector, het scherm, de HDMI-kabels, microfoons, geluidsmixer en presentatieklikker.
Maak de presentatievolgorde minstens 24 uur vooraf definitief en stuur de deelnemersinformatie opnieuw. Vermeld aankomsttijd, pitchduur, pauzemomenten, locatie, benodigde bestanden en het aanspreekpunt op de dag zelf.
Plan het locatiebezoek minstens één week vooraf en loop de route voor deelnemers, jury en catering na. Controleer waar jurytafels, stoelen, garderoberekken, koffievoorziening en stroompunten komen; leg verlengkabels en stekkerdozen niet pas bij de opbouw klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ondernemerswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdformat, de jury en de deelnemersvoorwaarden. Open het aanmeldformulier daarna minimaal 4 weken voor de wedstrijddatum, zodat je tijd houdt voor verwerking en bevestigingen.
Wanneer moet ik juryleden benaderen voor een ondernemerswedstrijd?: Benader juryleden 8 tot 10 weken vooraf en bevestig hun deelname uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd. Stuur de jurybriefing, criteria en planning minstens 7 dagen voor het evenement.
Wanneer moet ik de pitchbestanden opvragen?: Vraag pitchbestanden uiterlijk 48 uur voor de wedstrijd op. Verzamel alle bestanden op één presentatielaptop en test de presentaties, video’s, audio en aansluitingen minimaal één dag vooraf.
Hoeveel tijd moet ik per pitch rekenen?: Reken naast de afgesproken pitchduur nog 3 tot 5 minuten per deelnemer voor wisselen, vragen of beoordeling. Bij 10 deelnemers met een pitch van 5 minuten heb je daardoor ongeveer 80 tot 100 minuten nodig, exclusief pauze.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.