Unternehmerwettbewerb organisieren: Die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Unternehmerwettbewerb braucht mehr als ein Anmeldeformular und eine Bühne. Du musst Format und Bewertung früh festlegen, die Jury verbindlich einplanen und Pitch-Dateien rechtzeitig einsammeln. In den letzten Tagen entscheidet sich, ob Präsentationslaptop, Projektor, Mikrofone und Zeitmessung zuverlässig funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der Ausschreibung bis zum Veranstaltungstag und hilft dir, typische Engpässe bei Teilnehmern, Technik und Catering zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Jurymitglieder ansprechen
Teilnahmebedingungen veröffentlichen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbematerial veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Teilnehmer bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Pitch-Dateien anfordern
Jurykriterien festlegen
3 Personen
Jury-Briefing versenden
Ortstermin durchführen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
Technik testen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Teilnehmerinformationen versenden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Jurymitglieder-Formulare drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Pitch-Dateien sammeln
2 Personen
Reihenfolge der Präsentationen festlegen
2 Personen
Präsentations-Laptop vorbereiten
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Präsentationsbereich einrichten
2 Personen
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Lautstärke testen
2 Personen
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Willkommenspakete bereitlegen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

Jury empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Eröffnung präsentieren
Wettkampfregeln erläutern
Pitchrunden betreuen
2 Personen
Pitch-Zeit überwachen
Präsentationen technisch abspielen
Juryformulare austeilen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Networking-Pause betreuen
2 Personen
Jurybesprechung moderieren
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finalpitches begleiten
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
Preise überreichen
2 Personen
Networking-Event betreuen
2 Personen
Letzte Runde servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Buffet aufräumen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Kabel und Technik einpacken
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Dankesnachricht an die Jury senden
Gewinner informieren
Fotos und Ergebnisse archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
JurytischeAnz. 2
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
TrinkgläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 90
EsslöffelAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100

Ausstattung

Präsentationslaptop
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 2
Laptoplautsprecher
StoppuhrenAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KochdemonstrationsmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
WettkampfplakateAnz. 8
RichtungsschilderAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
BühnenschilderAnz. 3
PreiskartonsAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Büro

JuryformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 40
NotizblöckeAnz. 30
DruckpapierAnz. 2
A4-OrdnerAnz. 10
TischnummernAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
StifteAnz. 24
UmschlägeAnz. 20
PreiszertifikateAnz. 3

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HanddesinfektionsmittelAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular erst, wenn Format, Fristen und Jurykriterien feststehen. Plane mindestens 4 Wochen für Anmeldungen und Rückfragen ein.
Fordere Pitch-Dateien spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Wettbewerb an. Sammle alle Versionen zentral und teste jede Präsentation auf dem vorgesehenen Präsentationslaptop.
Schicke der Jury das Briefing mindestens 7 Tage vorher. Lege Bewertungskriterien, Zeitlimits und die Reihenfolge der Präsentationen schriftlich fest, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss.
Führe den Ortstermin spätestens 1 Woche vor dem Wettbewerb durch. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Funkmikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel gemeinsam mit dem Veranstaltungsort.
Plane Getränke und Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl, nicht nach den Anmeldungen. Stelle Wasser und Gläser vor Beginn bereit und kümmere dich am Vortag um kalte Getränke, Geschirr und Kaffeemaschinen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Unternehmerwettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Format, Jury, Teilnahmebedingungen, Anmeldungen, Veranstaltungsort und Technik ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte man die Jury für einen Unternehmerwettbewerb anfragen?: Frage die Jurymitglieder spätestens 6 bis 8 Wochen vorher an. So bleibt genügend Zeit, Absagen zu ersetzen, Kriterien festzulegen und das Jury-Briefing mindestens 7 Tage vor dem Wettbewerb zu versenden.
Wie viele Tage vorher müssen Pitch-Dateien vorliegen?: Fordere die Dateien 3 bis 5 Werktage vor der Veranstaltung an. Prüfe sie anschließend gesammelt auf dem Präsentationslaptop und kläre fehlende Schriften, Videos oder inkompatible Formate noch vor dem Veranstaltungstag.
Wann sollte man die Technik für einen Unternehmerwettbewerb testen?: Teste die komplette Technik spätestens 7 Tage vorher am Veranstaltungsort und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe besonders Projektor, HDMI-Verbindung, Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationsklicker und Stoppuhren.

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